Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Satuan Polisi Pamong Praja Daerah Istimewa Yogyakarta

LAELIS NURSAPUTRI, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan pengguna arsip menemukan kembali informasi arsip dengan cepat dan tepat, sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip pada rangkaian kegiatan seperti pelaksanaan dan prosedur pengelolaan arsip mulai dari penerimaan arsip hingga penyimpanan arsip dalam media simpan. Selain menjelaskan pengelolaan arsip dinamis aktif di Satpol PP DIY, menjelaskan pula kendala yang ditemui dalam proses pengelolaan arsip dinamis aktif. Penelitian ini menggunakan metode studi deskriptif dengan pendekatan kualitatif untuk mendeskripsikan dan menggambarkan pengelolaan arsip dinamis aktif di Satpol PP DIY. Teknik pengumpulan data yang digunakan meliputi wawancara, observasi, dan studi pustaka. Teknik analisis data penelitian ini adalah pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Teknik pengabsahan data yang digunakan adalah triangulasi teknik. Hasil dari penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis aktif di Satpol PP DIY telah dilakukan dengan baik dan sistematis. Pemberkasan arsip dinamis aktif dilakukan dengan baik dan sistematis. Penyimpanan arsip menggunakan metode subyek dan kronologis. Penemuan kembali fisik arsip dengan indeks dan menggunakan sistem administrasi Sisminkada. Pemeliharaan arsip dengan cara alih media. Pemindahan arsip dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan, namun tahap ini belum dilakukan sesuai dengan pedoman yang digunakan. Kendala yang ditemui berupa terbatasnya sarana prasarana, terbatasnya sumber daya manusia bidang kearsipan, mengalami kesalahan input informasi di Sisminkada.

This research aims to make it easier for users to retrieve archive information quickly and accurately, as an effort to ensure the availability of archives in a series of activities such as the implementation and procedures for archive management starting from receiving archives to storing archives in storage media. In addition to explaining the management of records at the Yogyakarta Satpol PP, it also explains the obstacles encountered in the process of managing their records. This research uses a descriptive study method with a qualitative approach to describe and illustrate the records management at Satpol PP DIY. The data collection techniques used include interviews, observations, and literature studies. The data analysis techniques used in this research are data collection, data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The data validation technique used is triangulation technique. The result of this research is that the records management at Satpol PP Yogyakarta has been carried out properly and systematically. The filing of records is done well and systematically. Records storage uses subject and chronological methods. Physical rediscovery with indexes and using the Sisminkada administration system. Records maintenance by means of media transfer. Records transfer is carried out from the processing unit to the archiving unit, but this stage has not been carried out in accordance with the guidelines used. Obstacles encountered in the form of limited infrastructure, limited human resources in the field of records, experiencing information input errors in Sisminkada.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Temu Kembali Arsip, Sumber Daya Manusia