Penataan Personal File Mahasiswa Dan Alumni Guna Menunjang Akses Dan Layanan Informasi Di Fakultas Hukum Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

KUNTORO BASUKI, Eritrina Putri Ekantari, S. Hum., M. A.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Penataan arsip dalam lingkup perguruan tinggi sangat penting karena setiap kegiatan administrasi akan membutuhkan dan menciptakan arsip. Setiap fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada menciptakan arsip yang berkaitan dengan pendaftaran mahasiswa, kelulusan dan yudisium. Arsip-arsip ini dikenal juga personal file. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan kondisi, menjelaskan prosedur penataan, dan menjelaskan kendala yang dihadapi dalam penataan personal file mahasiswa di Fakultas Hukum Universitas Gadjah Mada. Metode penelitian yang digunakan kualitatif deskriptif dengan data primer berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil yang diperoleh dalam penelitian ini adalah kondisi personal file mahasiswa di Fakultas Hukum UGM memiliki kondisi dan penataan yang cukup baik. Prosedur penataan personal file mhasiswa dimulai dari penyerahan berkas mahasiswa dari akademik ke record center, pembersihan arsip dari staples dank klip besi, penataan arsip, pengurutan arsip dengan menggunakan nomor induk mahasiwa, penomoran berkas arsip dengan menggunakan sistem penomoran alfanumerik, penataan arsip dalam boks, dan peletakan boks ke rak arsip. Hambatan yang dirasakan dalam penataan personal file mahasiswa di Fakultas Hukum Universitas Gadjah Mada adalah belum lancarnya proses penyusutan arsip sehingga mempengaruhi kapasitas ruang penyimpanan arsip.

Arrangement records and archives within the scope of university is very important because every administrative activity will require and create archives. Each faculty within University Gadjah Mada creates archives related to student registration, the archive will later be known as a personal file. This study aims to explain the conditions, explain the arrangement procedure, and explain the obstacles faced in arranging student personal files at the Faculty of Law, Gadjah Mada University. The research method used is descriptive qualitative with primary data in the form of observation, interviews, and documentation. The results obtained in this study are the personal file conditions of students at the Faculty of Law UGM have a fairly good condition and arrangement. The procedure for organizing student personal files starts from submitting student files from academics to the record center, cleaning archives from staples and iron clips, arranging archives, sorting archives using student ID numbers, numbering archive files using an alphanumeric numbering system, arranging archives in boxes, and placing the box on the filing rack. The perceived obstacle in organizing student personal files at the Faculty of Law, Universitas Gadjah Mada is that the archive shrinkage process has not been smooth enough to affect the capacity of archive storage space.

Kata Kunci : fakultas hukum, penataan, personal file