ANALISIS RISIKO PROSES PENGADAAN BARANG DI PT XYZ

SETYADI PRATAMA, Henry Yuliando, MM., M.Agr., Ph.D.

2022 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN (KAMPUS JAKARTA)

Salah satu kegiatan operasional PT XYZ yang memiliki peran penting dalam kesuksesan setiap proyek adalah proses pengadaan. Pengadaan dilakukan oleh Departemen Procurement Supply Chain Management (PSCM). Depertemen PSCM melayani dan memenuhi permintaan dari seluruh proyek yang sedang berjalan, baik proyek maintenance maupun proyek EPC, serta untuk memenuhi kegiatan operasional harian PT XYZ. Berdasarkan data Purchase Order (PO) dan Purchase Request (PR) dari Q4 2020 sampai Q3 2021 yang ada dalam departemen PSCM terdapat 15% PR yang terlambat dengan rata-rata keterlambatan selama 120 hari. Keterlambatan pengadaan ini berpotensi menimbulkan gangguan operasional pada proyek EPC ataupun proyek-proyek lain yang sedang dikerjakan oleh PT XYZ. Penelitian ini bertujuan untuk mencari penyebab keterlambatan serta mencari perlakuan yang paling efektif terhadap setiap risiko yang dapat diidentifikasi serta merancang risk respone plan-nya. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif deskriptif. Objek penelitian adalah analisis risiko pengadaan barang di PT XYZ dengan subjek penelitian karyawan PT XYZ. Data didapatkan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara. Fault Tree Analysis (FTA) dilakukan untuk mencari risiko dasar (basic event) penyebab keterlambatan yang dilanjutkan dengan menyebar kuesioner Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) untuk dicari risk priority number (RPN). Didapatkan dua belas risiko dasar penyebab keterlambatan pengadaan di PT XYZ dengan rentang nilai RPN dari 183 sampai 35. Dari dua belas risiko yang teridentifikasi, sepuluh risiko dapat dimitigasi, satu risiko diterima, dan sisanya dipindahkan kepada klien untuk mengurangi efek risiko tersebut. Usulan perbaikan yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan workshop bersama klien di awal proyek EPC untuk memastikan proses re-engineering tersampaikan dan disepakati kedua belah pihak dengan baik, melakukan klarifikasi terhadap item yang akan digunakan dalam proyek, menjadwalkan pertemuan rutin dengan klien agar proses engineering berjalan dengan baik, serta melakukan upgrade pengetahuan kepada anggota departemen PSCM dengan melakukan sharing knowledge antar departemen khususnya departemen engineering.

One of the operational activities of PT XYZ which has an important role in the success of each project is the procurement process. Procurement is carried out by the Procurement Department Supply Chain Management (PSCM). The PSCM Department serves and fulfills requests from all ongoing projects, both maintenance projects, and EPC projects, as well as to fulfill PT XYZ 's daily operational activities. Based on existing Purchase Order (PO) and Purchase Request (PR) data from Q4 2020 to Q3 2021 in PSCM department has 15% of homework late with average delay for 120 days. Lateness procurement this potential cause disturbance operational on EPC projects or other ongoing projects done by PT XYZ. This study aim look for reason lateness as well as look for the most effective treatment to every possible risks that identified as well as designing the risk response plan. This study use case studies methode with approach qualitative descriptive. The object of this study is analys risk procurement goods at PT XYZ with subject study PT XYZ employees. The research data was obtained using observations and interviews method. Fault Tree Analysis (FTA) was carried out to look for risk basic event cause and continued to spread questionnaire Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) for searching for risk priority number (RPN). From the questionnaire it obtained twelve basic risk that cause lateness in procurement process at PT XYZ with range RPN values from 183 to 35. From twelve identified risks, ten risk could mitigated, one risk accepted, and the rest moved to client for reduce the effect. Some improvements that can be conducted is to do workshop together with client in the beginning of EPC project for ensure re-engineering process is delivered and agreed together, do clarification for any items to be used in the project, schedule a routine meeting with clients so that the engineering process works well, as well to upgrade knowledge for PSCM member department using sharing knowledge between department specifically from department engineering.

Kata Kunci : Pengadaan, Risiko, FMEA, FTA, Risk Matrix, Risk Respone Plan