The Roles of the Public Relations and Protocol Section of the Secretariat of DPRD DIY in Disseminating the Public Hearing Meeting Result

KAMILA AMATUSYAFI, Drs. Winarto, M.M.Par

2021 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS

Rapat Dengar Pendapat Umum menjadi salah satu sarana penting bagi DPRD DIY untuk mendapatkan aspirasi publik. Tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui implementasi Rapat Dengar Pendapat Umum di DPRD DIY dan menjelaskan peran Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD DIY dalam mensosialisasikan hasil Rapat Dengar Pendapat Umum. Penulis melakukan studi lapangan dan wawancara selama magang dari 25 Januari 2021 hingga 9 April 2021, dan studi pustaka sebagai metode pengumpulan data. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis menggunakan metode kualitatif. Penulis menggabungkan hasil keseluruhan dari metode pengumpulan data berdasarkan relevansinya dengan tujuan penulisan tugas akhir ini. Pada akhirnya, data disajikan secara deskriptif. Berdasarkan penelitian, implementasi Rapat Dengar Pendapat Umum dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu pra-rapat, selama rapat, dan pasca-rapat. Pada pra-rapat, kegiatannya adalah menerima dan memproses surat permohonan rapat. Selama rapat, tahap kegiatannya adalah pembukaan rapat, penyampaian aspirasi, diskusi aspirasi, kemudian penutupan dengan pengambilan keputusan rapat. Pada pasca-rapat kegiatannya adalah pengambilan foto, penyerahan plakat, lembar tuntutan atau dokumen, dan mengadakan konferensi pers. Bagian Humas dan Protokol memiliki peran secara internal dan eksternal dalam mensosialisasikan hasil Rapat Dengar Pendapat Umum. Secara internal, Bagian Humas dan Protokol berperan dalam pembuatan laporan rapat yang digunakan sebagai arsip rapat, referensi rapat selanjutnya, dan sinkronisasi sudut pandang. Sedangkan secara eksternal berperan dalam pembuatan siaran pers dan berita yang digunakan untuk membangun sikap positif publik, membangun pemahaman publik, dan mendorong publik untuk mendukung kebijakan.

A Public Hearing Meeting is an essential means for the DPRD DIY to get aspirations from the public. This final paper aims to know the implementation of the Public Hearing Meeting in the DPRD DIY and explain the roles of the Public Relations and Protocol Section of the Secretariat of DPRD DIY in disseminating the Public Hearing Meeting result. The writer conducted field studies and interviews during the internship from January 25, 2021, until April 9, 2021, and library studies as data collection methods. The data collected was then analyzed using qualitative methods. The writer combines the overall results of the data collection methods based on their relevance to writing this final paper. In the end, the data are presented descriptively. Based on the research, the implementation of the Public Hearing Meeting is divided into 3 (three) parts: pre-meeting, during the meeting, and post-meeting. At the pre-meeting, the activities are receiving and processing the meeting request letter. During the meeting, the activity stages are opening the meeting, conveying aspirations, discussing aspirations, then closing by making meeting decisions. In the post-meeting, the activities are taking photos, handing over placards, claim sheets, or documents, and holding press conferences. The Public Relations and Protocol Section has a role internally and externally in disseminating the Public Hearing Meeting result. Internally, the Public Relations and Protocol Section plays a role in preparing meeting reports used as meeting archives, references to the next meetings, and viewpoint synchronization. While externally plays a role in making press releases and news used to build positive public attitudes, build public understanding, and encourage the public to support policies.

Kata Kunci : Secretariat of DPRD DIY, Public Relations, Public Hearing Meeting, Dissemination