Perancangan Ulang Tracer (Outguide) dan Standar Operasional Prosedur Penyimpanan dan Penyediaan Rekam Medis di Puskesmas Alian Kebumen

PONANG DYAH PANGARSI, Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: Sistem penyimpanan rekam medis yang kurang baik dapat menimbulkan keterlambatan penyediaan rekam medis. Saat ini, tracer (outguide) belum digunakan pada keseluruhan pelayanan di UPTD Puskesmas Alian Kebumen. Hal tersebut dikarenakan item data yang harus diisikan pada tracer terlalu banyak namun belum memuat item data minimal sesuai standar. Selain itu, belum terdapat prosedur yang memuat penggunaan tracer. Diperlukan perbaikan pada SOP penyimpanan dan penyediaan rekam medis supaya petugas memiliki pedoman kerja terbaru dalam rangka mendorong petugas untuk menggunakan tracer. Tujuan: Melakukan perancangan ulang tracer dan SOP penyimpanan dan penyediaan rekam medis. Metode: Metode perancangan mengacu pada langkah-langkah dalam proses perancangan menurut Dharma dalam Sampurno (2015) yang meliputi permulaan, persiapan, pengajuan usul, evaluasi dan tindakan. Proses perancangan dirinci dalam kegiatan penentuan ide, analisis kebutuhan, perancangan, uji coba, FGD dan hasil akhir. Perancangan melibatkan sepuluh petugas terkait sebagai subjek perancangan. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, studi dokumentasi, wawancara dan FGD. Hasil: Perancangan menghasilkan dua alternatif rancangan tracer serta SOP penyimpanan dan penyediaan rekam medis. Item data yang dicantumkan pada tracer seminimal mungkin namun sesuai dengan standar WHO (2006). Alternatif rancangan tracer pertama berbentuk tabel dan berwarna kuning menggunakan bahan kertas manila, sedangkan alternatif rancangan tracer kedua berbentuk kantong dan berwarna biru tua menggunakan bahan plastik jenis PVC. Pembuatan rancangan SOP penyimpanan dan penyediaan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang memuat prosedur penggunaan tracer. Kesimpulan: Hasil rancangan tracer dan SOP penyimpanan dan penyediaan rekam medis telah diterima dan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta ketentuan yang ada. Kata Kunci: Perancangan, Tracer, Standar Operasional Prosedur

Background: Poor medical records' storage system could lead to providing medical records delays. Nowadays, tracer (outguide) hasn't be used in all services at Alian Kebumen Public Health Center because too many items that must be filled in tracer but haven't contained minimum data items based on standard. Furthemore, there's yet available procedure accomodate usage of tracer. Improvement to SOP of medical records' storage and provision is needed so that officers could have the latest work guidelines to encourage officers to use tracer. Objective: Redesigning tracer and SOP of medical records' storage and provision. Methods: Design method refers to steps on designing process according to Dharma in Sampurno (2015) includes the beginning, preparation, proposals submission, evaluations and actions. Design process is detailed in idea determination, needs analysis, design, trial, FGD and results. Design involved ten officers as the design subject. Data collection techniques using observation, documentation studies, interview and FGD. Results: Design produced two alternatives tracer and SOP of medical records' storage and provision design. Data items listed on tracer are minimum but accordance with WHO (2006). First tracer design alternative is table-shaped and yellow using manila paper, while the second tracer design alternative is bag-shaped and dark blue using PVC plastic material. SOP of medical records' storage and provision design is suited to user's needs who contains tracer usage procedures. Conclusion: Result of tracer and SOP of medical records' storage and provision design have been received in accordance with users needs and existing regulation. Keywords: Design, Tracer, Standard Operational Procedure

Kata Kunci : Perancangan, Tracer, Standar Operasional Prosedur