DIGITALISASI ARSIP STATIS TEKSTUAL DINAS KESEHATAN YOGYAKARTA DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

PUJI MULYANI, Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini menjelaskan sistem dan prosedur digitalisasi arsip statis tekstual Dinas Kesehatan Yogyakarta di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan digitalisasi hingga publikasi hasil digitalisasi serta kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan digitalisasi arsip statis tekstual. Tujuan Digitalisasi arsip statis tekstual di DPAD DIY untuk preservasi arsip dengan meminimalisir penggunaan lansung pada fisik asli arsip. Selain itu, digitalisasi arsip juga berfungsi untuk menyelamatkan isi informasi arsip dari kerusakan dan kemudahan akses informasi arsip bagi publik. Tugas akhir ini memiliki tiga metode pengumpulan data. Metode pertama adalah observasi partisipasi, dimana penulis terlibat langsung dalam kegiatan digitalisasi arsip statis tekstual. Kedua, metode wawancara yang dilakukan dengan wawancara secara langsung kepada narasumber terkait digitalisasi arsip statis tekstual. Ketiga, metode studi pustaka dengan cara penulis mencari dan mengumpulkan sumber litelatur yang berkaitan dengan topik dan tema yang penulis tulis. Digitalisasi arsip statis tekstual di DPAD DIY menggunakan mesin scanner flatbed yang didukung dengan software, hardware, brainware dan ruang kerja. Digitalisasi DPAD DIY berfungsi untuk memudahkan pelayanan akses arsip kepada publik dengan mempublikasikannya pada SIKS dan JIKN yang berbasis online. Kendala dalam proses kegiatan digitalisasi arsip statis tekstual DPAD DIY yaitu arsip rusak sulit untuk digitalisasi, penyimpanan internal komputer yang sering penuh, Pengamanan media publikasi yang tergantung pihak ke 3 , khazanah arsip statis tekstual pada SIKS dan JIKN DPAD DIY tidak sama dengan fakta lapangan khazanah asli DPAD DIY.

This final paper discusses the systems and procedure the digitization of Dinas Kesehatan Yogyakarta's textual archives by the Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta from planning, digitization to result publication and several constraints faced in digitization textual archives. The digitization of textual archives in DPAD DIY to minimize the use of physical original archive. In addition, textual archives digitization may also function to salvage information from damages and easily access archive information for the public. This final paper has three methods of data collection. The first method is participatory observation, where the author is directly involved with the textual archives digitization. Second, the method of interviews is direct interviews to relevant sources in the digitization textual archives. Third, the method is of the literature study method, is the way the author looks for and gathers the relevant sourceswhich are relate to the topics and themes the writer writes. Textual archives digitization in DPAD DIY uses a flatbed scanner engine which is supported with software, hardware, brainware and workspace. DPAD DIY digitization works to facilitate file access services to the public by publishing on SIKS and JIKN based online. The problem in the procces of textual archives digitization in the DPAD DIY is the full internal storage of computers, the secure media of publication on third parties, the textual archives on SIKS and JIKN DPAD DIY is not consistent with the fact that the original collection field in DPAD DIY.

Kata Kunci : Digitalisasi, Arsip Statis, Arsip Tekstual, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta