MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT DENGAN PENDEKATAN PERIODIC REVIEW SYSTEM

RUKMONO SISWISHANTO, Prof. Dr. Dra. Erna Kristin, Apt, Msi; Dr. Irwan Endrayanto Aluicius, S.Si, M.Sc

2020 | Tesis | MAGISTER ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

Latar belakang: Kontinuitas ketersediaan obat di rumah sakit dengan persediaan yang tidak berlebihan, hingga saat ini masih menjadi masalah. Rentang ketidaktepatan rencana kebutuhan obat di rumah sakit berpotensi memboroskan biaya pengadaan di tingkat rumah sakit, dan juga berpengaruh terhadap kontinuitas pelayanan kesehatan. Dalam kenyataannya, rumah sakit banyak menghadapi permasalahan kelangkaan obat, atau justru terlalu banyak menyediakan obat dibanding kebutuhannya. Dengan melakukan perbaikan metode pengolahan data historikal serapan obat, diharapkan perencanaan kebutuhan obat akan menjadi lebih optimal. Tujuan: Untuk melakukan simulasi proses periodic review system perencanaan dan pengendalian persediaan obat dengan metode periodic review system di rumah sakit. Metode: Penelitian ini menggunakan studi kasus untuk keperluan perencanaan kebutuhan obat menggunakan data serapan obat harian secara longitudinal dari tahun 2014 sampai dengan 2017. Rumusan yang diperoleh dipakai untuk melakukan simulasi dengan cara melakukan pembandingan persediaan obat berdasarkan metode existing (yang dilakukan saat ini) dengan metode periodic review system (yang hendak dikembangkan untuk perbaikannya) terhadap data serapan riil pada tahun 2018. Wawancara mendalam dilakukan pada beberapa pihak terkait pengadaan obat di rumah sakit untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atas fenomena perencanaan kebutuhan obat di rumah sakit. Hasil: Telah dilakukan pengkajian terhadap 10 jenis obat masing-masing 5 obat pada kelompok fast moving dan slow moving. Delapan dari 10 obat yang dikaji, terdapat perbedaan persediaan obat yang bermakna antara metode existing dan metode periodic review system. Harga persediaan obat selama tahun 2018 pada metode periodic review system Rp.13.315.337.556, sedangkan metode existing Rp.16.481.465.208. Terdapat 25 kejadian kelangkaan obat senilai Rp. 655.282.174 pada metode periodic review system, yang lebih rendah dibanding dengan metode existing, yaitu 31 kejadian kelangkaan obat senilai Rp. 756.743.295. Kesimpulan: Secara keseluruhan metode periodic review system memiliki keunggulan dibanding metode existing dalam hal lebih sedikitnya jumlah persediaan dan biaya yang diperlukannya, serta kejadian kekosongan obat yang lebih sedikit dan anggaran untuk membiayai harga kekosongan obat. Dengan demikian metode periodic review system memiliki potensi untuk memperbaiki perencanaan kebutuhan obat di rumah sakit.

Background: Continuity of drug availability in hospitals that has not excessive drug supplies is still a problem. The inaccurate range of drug needs planning in hospitals has the potential to waste procurement costs at the hospital level, and also affects the continuity of health services. In reality, hospitals face many problems with drug shortages or even provide too much medicine than their needs. Planning for drug needs is expected to be more optimal by improving the method for managing historical data on drug intake. Objective: To perform simulation of the optimization process in planning and controlling of drugs inventory using periodic review system method (optimization) in the hospital. Method: This study used a case study to plan drug needs using longitudinal daily drug intake data from 2014 to 2017. The obtained formula is used to conduct simulations by comparing the drugs avaibility based on the existing method (which is currently being conducted) with optimization method (which will be developed for improvement) of the real absorption data in 2018. In-depth interviews were carried out on several parties related to the procurement of drugs in hospitals to provide a better understanding of the phenomena of drug needs planning in hospitals. Results: An assessment of 10 types of drugs, each of 5 drugs has carried out in the fast-moving and slow-moving groups. Eight out of the ten drugs reviewed, there were significant differences in drug supply between the existing method and the periodic review system method. The price of drug supplies during 2018 on the periodic review system method is Rp. 13,315,337,556, while the existing method is Rp. 16,481,465,208. There were 25 cases of drug shortages worth Rp. 655,282,174 in the periodic review system method that is lower than the existing method, which is 31 instances of drug shortages worth Rp. 756,743,295. Conclusion: Overall, the periodic review system method has advantages compared to existing methods in terms of fewer inventories and cost needs, and the occurrence of fewer drugs shortages and the budget to finance the drug shortages rates. Thus periodic review system method has the potential to improve the planning of drug needs in hospitals.

Kata Kunci : drug inventory, periodic review system, drug inventory, periodic review system