Tinjauan Persiapan Kegiatan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di RSU Mitra Paramedika Yogyakarta

DWI FAJARWATI, Dr. Nur Rokhman, S.Si, M.Kom.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: RSU Mitra Paramedika Yogyakarta telah melaksanakan akreditasi Versi SNARS Edisi 1 2018 pada Bulan November 2019 dan mendapatkan hasil bintang tiga (Tingkat Madya). Salah satu indikator yang belum mendapat nilai 100% adalah Bab MIRM yaitu dengan nilai 81%. Salah satu penyebabnya adalah karena rumah sakit belum pernah melakukan pemusnahan dan berencana akan melakukan kegiatan pemusnahan untuk pertama kalinya di bulan Agustus 2020. Persiapan perlu dilakukan supaya kegiatan pemusnahan dapat berjalan secara efisien. Tujuan: Untuk mengidentifikasi persiapan rencana kegiatan pemusnahan berkas rekam medis di RSU Mitra Paramedika Yogyakarta. Metode: Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif pendekatan kualitatif dengan rancangan studi kasus. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Subjek berjumlah 4 petugas pengelolaan rekam medis termasuk triangulasi sumber untuk menguji keabsahan data. Hasil: Dari segi man, pengetahuan petugas sudah cukup namun jumlah petugas masih kurang. Dari segi method, sudah tersedia SPO pemusnahan berkas rekam medis. Dari segi material, belum tersedia rak maupun ruang penyimpanan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan. Dari segi machine, rumah sakit belum memiliki alat pencacah untuk pemusnahan dan rak untuk menyimpan laporan penting. Dari segi money, sudah ada anggaran untuk melakukan kegiatan pemusnahan. Kesimpulan: Persiapan dari unsur man adalah dengan mengusulkan penambahan jumlah petugas dengan berdasarkan perhitungan kebutuhan SDM. Unsur method, Direktur membuat SK pembentukan tim pemusnah. Unsur material menyiapkan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dan tempat yang akan dilakukan sebagai lokasi pemusnahan. Unsur machine menyiapkan alat pencacah dan rak untuk menyimpan laporan penting. Unsur money mengalokasikan anggaran yang telah dibuat. Kata Kunci: Persiapan, Pemusnahan Berkas Rekam Medis, 5M.

Background: Mitra Paramedika Yogyakarta Hospital has carried out the accreditation of SNARS 2018 Version 1st edition in November 2019 and received three-star result (Intermediate Level). One indikator that has not yet received a 100% score is MIRM with a value of 81%. One of the reasons is because the hospital has never done a destruction before and has planning to carry out destruction activities in August 2020. Preparation needs to be done on destruction activities can run efficiently. Objectives: To identify the preparation of medical record destruction plans in Mitra Paramedika Yogyakarta Hospital. Methods: This study was descriptive qualitative methods and case study design. Data collection techniques used interviews, observation and documentation study. Subject in this study were 4 medical records management oficer include source triangulation to test the data validation. Result: In terms of man, oficers knowledge are enogh but the number of officers is still lacking. In terms of method there is Standard Operational Procedures for medical record destruction. In terms of material, there are no shelves or file storage space for medical records that will be destroyed. In term of machine, the hospital doesn�t yet have a counter for culling and a shelf for sorting important medical record files. In terms of money, there is already a budget to carry out destruction activities. Conclusion: The preparation of the man element is to propose an increase in the number of officers based on the calculation of HR needs. In the method element, the Director makes a decree to form a team of destruction. Material elements prepare the medical record file to be destroyed and the place to be carried out as the location of the destruction. The machine element prepares a counter and rack to store important reports. The money element allocates the budget that has been made. Keywords: Preparation, Medical Records Destruction, 5M

Kata Kunci : Persiapan, Pemusnahan Berkas Rekam Medis, 5M