Pemberkasan Dokumen Umum di Unit General Document and Files PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

INGGAR RAHMI IRWANTI, Waluyo, S.S., M.Hum.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir dengan judul Pemberkasan Dokumen Umum di Unit General Document and Files PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ini merupakan hasil pengumpulan data dari Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Kantor Pusat PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Tugas akhir ini membahas mengenai penataan dokumen umum di Unit General Document and Files. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini ialah untuk mengetahui prosedur pelaksanaan pemberkasan dokumen umum, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala yang dihadapi oleh Unit General Document and Files. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk menyusun tugas akhir ini menggunakan metode studi pustaka, observasi partisipatif, dan wawancara. Metode studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data berupa penjelasan secara teori dari berbagai sumber bahan pustaka. Metode observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan dan praktik secara langsung di Unit General Document and Files. Metode wawancara dilakukan dengan narasumber pegawai dengan jabatan manajer, asisten manajer, dan pelaksana guna melengkapi data yang belum didapatkan serta mendapatkan data yang lebih akurat. Kesimpulan dari laporan tugas akhir ini ialah proses pemberkasan dokumen umum yang dilaksanakan oleh Unit General Document and Files menggunakan sistem kode klasifikasi. Proses pemberkasan terlaksana cukup baik sesuai dengan pedoman dan instruksi kerja yang diberlakukan. Sarana dan prasarana yang digunakan yaitu document keeper, box arsip, almari, rak arsip, mesin fotocopy, scanner, printer barcode, scanner barcode, mesin ketik elektronik, ruang kerja dan ruang penyimpanan. Pada pelaksanaan pemberkasan terdapat tiga kendala yang dihadapi yaitu belum adanya pegawai yang terfokus untuk melakukan pemberkasan, seringnya menerima dokumen dalam kondisi yang tidak lengkap, dan dibutuhkannya waktu lebih banyak untuk menemukan kembali dokumen yang telah diberkaskan.

This final project in the title Filing System of General Document in General Document and Files Unit of PT. Kereta Api Indonesia (Persero) is the result of the field work practices at the Head Office of PT. Kereta Api Indonesia (Persero). This final project discusses about the filing of general document in General Document and Files Unit. This study aims to analyze the general document filing, facilities and infrastructure, and also problem in the filing of general document in General Document and Files Unit. The data were collected by means of literature study, observations, and interviews. The literature study was done by collecting theoretical explanations from various sources. The participant observation was carried out by performing direct observations and practices in the General Document and Files Unit. In order to gain more accurate data, interviews were conducted by having the manager, assistant manager, and executor as the interviewees. The conclusion of this final project is the filing system has been implemented in General Document and Files Unit by classification code. The filing is carried out quite well in accordance with guidelines and work instruction used. The facilities and infrastructure used are document keeper, archive box, cabinet, archive shelf, photocopier, scanner, barcode printer, barcode scanner, electronic typewriter, workspace and storage room. There are three obstacles; there are no employees who are focused on filing, often receive document in incomplete conditions, taking more time to retrieval.

Kata Kunci : Pemberkasan, Dokumen Umum, Filing System, General Document