TINJAUAN PELAKSANAAN PERUBAHAN SISTEM PENOMORAN BERKAS REKAM MEDIS DARI PERSONAL NUMBERING KE FAMILY NUMBERING DI PUSKESMAS PUNDONG BANTUL

YUNNITHA DWI L S, Dr. Nur Rokhman, S.SI., M.Kom

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: Sesuai dengan adanya Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas disebutkan bahwa puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama dengan mengutamakan upaya preventif dan promotif di wilayah kerja puskesmas dan Peraturan Menteri Kesehatan No. 31 Tahun 2019 pasal 23 tentang Sistem Informasi Puskesmas yang menjelaskan bahwa rekam medis dan dokumen hasil kunjungan keluarga disimpan dalam satu berkas keluarga, maka Puskesmas Pundong Bantul melakukan perubahan sistem penomoran berkas rekam medis yang semula personal numbering menjadi family numbering. Tujuan: Mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penomoran berkas rekam medis dari personal numbering menjadi family numbering. Metode: Penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan menggunakan studi kasus sebagai rancangan penelitian. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Subjek penelitian, yaitu lima orang petugas rekam medis dan satu orang koordinator rekam medis sebagai triangulasi sumber. Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Pundong Bantul pada bulan Februari hingga Mei 2020. Hasil: Perubahan dilakukan secara bertahap, dimulai November tahun 2019 dan sampai saat ini masih dalam tahap perubahan. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam pelaksanaan perubahan sistem penomoran ini, meliputi: sumber daya manusia, sistem informasi puskesmas, sarana prasarana, dan kebijakan terkait. Hambatan dalam perubahan sistem penomoran yaitu masih terdapat missfile, masih perlunya penyesuaian petugas, dan masih terdapat pasien yang lupa membawa identitas pribadi. Kesimpulan: Prosedur pelaksanaan yang dilakukan di Puskesmas Pundong sudah dilaksanakan secara bertahap. Akan tetapi, dalam pelaksanaan perubahan sistem penomoran ini masih terdapat hambatan terutama belum adanya standar operasional prosedur. Sehingga, diperlukan adanya standar operasional prosedur untuk memudahkan dalam perubahan sistem penomoran rekam medis dan juga sarana dan prasarana yang mendukung dalam kegiatan tersebut.

Background: In accordance to Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas, which stated that Puskesmas is a health service facility that organizes the first-level Public Health Efforts (PHE) and Individual Health Efforts (IHE) by prioritizing preventive and promotive efforts in the puskesmas working area and Peraturan Menteri Kesehatan No. 31 Tahun 2019 pasal 23 tentang Sistem Informasi Puskesmas which explains that medical records and documents resulting from family visits are kept in a family file, then Puskesmas Pundong Bantul changes the numbering system of medical record files from personal numbering to family numbering. Objectives: Knowing the implementation of changes in medical record file numbering system from personal numbering to family numbering. Methods: Descriptive research with a qualitative approach and using case studies as the research design. Data collection in this research is done through interviews, observation, and study documentation. The research subjects were five medical record officers and one medical record coordinator as source triangulation. This research was conducted at the Pundong Bantul Community Health Center in February to May 2020 Results: Changes were made in stages, starting in November 2019 and until now are still in the stage of change. Matters that need to be prepared in the implementation of changes to the numbering system, including: human resources, puskesmas information systems, infrastructure, and related policies. The obstacle in changing the numbering system is that there are still misfiles, there is still a need for staff adjustments, and there are still patients who forget to carry personal identities. Conclusion: The implementation procedures carried out at Puskesmas Pundong have been made in stages. However, there are still some obstacles in implementing the changes of the numbering system, especially in the absence of standard operating procedures. So, it is necessary to have standard operating procedures to facilitate the changes in medical record numbering system and infrastructure that supports those activities.

Kata Kunci : rekam medis, family numbering, personal numbering, perubahan sistem