Pemeliharaan Rekam Medis Ditinjau dari Keamanan Rekam Medis Berdasarkan Faktor Intrinsik dan Ekstrinsik di Rumah Sakit TK III 04.06.03 Dr. Soetarto Yogyakata

EVI SURYANINGSIH, Angga Eko Pramono, S.KM., M.P.H.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang : Rekam medis mempunyai nilai yang sangat penting, salah satunya sebagai bahan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Oleh karena itu, diperlukan adanya upaya pemeliharaan rekam medis. Untuk dapat memelihara rekam medis dengan baik, perlu diketahui terlebih dahulu faktor penyebab kerusakan rekam medis baik faktor intrinsik maupun faktor ekstrinsiknya. Di RS DKT Dr. Soetarto Yogyakarta, masih ditemukan ketidak-amanan rekam medis dari faktor ekstrinsik meskipun sudah dilakukan beberapa upaya pemeliharaan. Tujuan : Untuk mendeskripsikan keamanan rekam medis berdasarkan faktor intrinsik dan ekstrinsik, serta mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan sebagai upaya pencegahan kerusakan rekam medis di RS TK III 04.06.03 Dr. Soetarto Yogyakarta. Metode : Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian desktiptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian studi kasus. Subjek dalam penelitian ini yaitu petugas rekam medis dan petugas bagian Urdal. Objek dalam penelitian ini adalah rekam medis. Data dikumpulkan dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi, kemudian diuji keabsahannya dengan triangulasi sumber dan teknik. Hasil penelitian dianalisis menggunakan teknik analisis data kualitatif. Hasil : Keamanan rekam medis di RS DKT Dr. Soetarto Yogyakarta belum dapat dikatakan baik terutama jika dilihat dari faktor ekstrinsik, seperti kelembaban udara, debu, dan jamur. Upaya pemeliharaan rekam medis dari faktor penyebab kerusakan ekstrinsik yang sudah dilakukan antara lain, menyimpan rekam medis di rak penyimpanan; membersihkan ruang filing; merapikan rekam medis; memonitoring suhu, kelembaban udara, dan debu; serta pemeliharaan gedung ruang filing. Ketidakamanan rekam medis masih ditemukan meskipun sudah dilakukan upaya pemeliharaan, antara lain terdapat rekam medis yang robek, berdebu, lembab, berjamur, serta ditemukan bintik hitam dan noda kekuningan pada lembar rekam medis. Kesimpulan : Secara umum, upaya pemeliharaan rekam medis di RS DKT Dr. Soetarto Yogyakarta masih belum optimal, karena masih ditemukan adanya kerusakan dari faktor ekstrinsik yang dipengaruhi oleh faktor kelembaban udara, debu, dan jamur pada beberapa rekam medis. Untuk itu, rumah sakit perlu lebih mengoptimalkan upaya pemeliharaan yang sudah dilakukan, seperti memastikan seluruh rekam medis tersimpan di rak penyimpanan, memastikan pembersihan ruang filing dilakukan secara menyeluruh, mengupayakan pembersihan rekam medis dan rak penyimpanan, serta melakukan pemeliharaan gedung ruang filing yang bersifat lebih permanen. Selain itu, rumah sakit juga diharapkan dapat mengupayakan pelaksanaan upaya pemeliharaan yang belum dilakukan, seperti melakukan pest control, penggunaan kapur barus (camper) di sekitar rak penyimpanan, dan rutin melakukan perawatan terhadap AC di ruang filing. Kata Kunci : Keamanan, Rekam Medis, Pemeliharaan

Background : Medical records have very important values, one of which is as evidence that can be justified. Therefore, the efforts are needed to maintain the medical records. To be able to maintain a good medical record, it is necessary to know in advance the causes of damage to the medical record both intrinsic and extrinsic factors. At DKT Dr. Soetarto Yogyakarta Hospital, still found the insecurity of medical records from extrinsic factors, despite several maintenance efforts. Objective : To describe the safety of medical records based on intrinsic and extrinsic factors, and evaluate the implementation of maintenance as an effort to prevent damage to medical records at DKT Dr. Soetarto Yogyakarta Hospital. Methods : The type of research used descriptive research with a qualitative approach and case study research design. The subjects of this research were medical record officers and “Urdal” officers. The object of this research was the medical record file. Data were collected by interview, observation, and documentation studies, then the validity was tested using triangulation of sources and techniques. The results of the study was analyzed using qualitative data analysis techniques. Result : Safety of medical records at DKT Dr. Soetarto Yogyakarta Hospital can not be say to be good, especially when viewed from the extrinsic factors, such as air humidity, dust and mold. Efforts to maintain medical records from factors that cause extrinsic damage that have been done include, among others, storing medical records on storage racks; clean the filing room; tidying up the medical record; monitoring temperature, humidity, and dust; and maintenance of filing room buildings. The insecurity of medical records is still found despite efforts to maintain them, including medical records that are torn, dusty, moist, moldy, and black spots and yellowish stains are found on the medical record sheets. Conclusion : In general, efforts to maintain medical records at DKT Dr. Soetarto Yogyakarta Hospital are still not optimal, because it is still found damage from extrinsic factors that are influenced by air humidity, dust and fungus in some medical records. For this reason, the hospitals need to optimize the maintenance efforts that has been made, such as ensuring that all medical records are stored on storage shelves, ensuring that cleaning of filing room is carried out thoroughly, seeking to clean medical records and storage shelves, as well as maintaining more permanent filing space buildings. In addition, the hospital is also expected to be able to carry out maintenance efforts that have not been carried out, such as doing pest control, use the camphor around the storage rack, and routinely perform maintenance for air conditioners in the filing room. Keywords : Safety, Medical Record, Maintenance

Kata Kunci : Keamanan, Rekam Medis, Pemeliharaan