IDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB RUANG PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN KURANG MEMADAI DI RUMAH SAKIT UMUM KHARISMA PARAMEDIKA YOGYAKARTA

NURUL MA'RUFAH, Dr. Nur Rokhman, S.Si., M.Kom.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang : Rekam medis harus dilindungi oleh map dan disimpan dalam rak penyimpanan agar terjaga kerahasiannya dan terhindar dari kerusakan. Untuk menunjang penyimpanan berkas yang baik, diperlukan sistem penyimpanan yang memadai. RSU Kharisma Paramedika Yogyakarta memiliki penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan yang kurang memadai. Tujuan : Mengetahui faktor penyebab dan alternatif solusi pada ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan yang kurang memadai di RSU Kharisma Paramedika Yogyakarta. Metode : Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian studi kasus. Subjek penelitian ini adalah lima petugas rekam medis dan kepala rekam medis sebagai triangulasi sumber. Objek penelitian ini adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Teknik pengambilan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil : Permasalahan disebabkan oleh a. Man, tidak adanya pengorganisasian petugas rekam medis b. Material, map belum digunakan secara merata, tracer dan rak penyimpanan tidak sesuai standar c. Mother nature, ruang filing kurang memadai d. Machine, tidak adanya perangkat komputer di bagian filing e. Method, penggunaan sistem penjajaran straight numerical filing kurang tepat dan keterlambatan penyusutan berkas. Solusi yang dapat dilakukan adalah pengorganisasian petugas, penggunaan map untuk seluruh berkas rekam medis, perancangan ulang desain tracer, perombakan ruang filing, perubahan ke sistem penjajaran terminal digit filing yang memungkinkan adanya kode warna, pelaksanaan penyusutan sesuai kebijakan. Kesimpulan : Penyebab permasalahan berasal dari aspek man, material, mother nature, machine, dan method. Kata kunci : Penyimpanan, rawat jalan, rekam medis

Background : Medical records must be protected by folders and stored in a storage rack to keep them confidential and safe from damage. To support good file storage, an adequate filing system is needed. Kharisma Paramedika Hospital Yogyakarta is facing a problem namely inadequate outpatient filing room. Objective : Find out the cause and the solution alternative at inadequate outpatient medical record filing in Kharisma Paramedika Hospital Yogyakarta. Methods : This research is a descriptive qualitative with case study research design. Research subjects were five medical record officers and medical record heads as the triangulation source. The object in this study was an outpatient medical record filing system. Data were collected by interview, observation, and documentation study. Results : Problems are caused by a. Man, there is no organizing medical record officer b. Material, folder usage is not evenly distributed, nonstandard tracer, and nonstandard storage shelf. c. Mother nature, inadequate filing room d. Machine, there is no computer in filing room e. Method, impropered implementation of straight numerical filing alignment system, and retention delay. The solutions that can be done are organizing a medical record officer, using a folder for all medical record files, redesigning the tracer, redesigning the filing room, changing to a terminal digit filing alignment system that allows for color-coding, retention is carried out according to policy. Conclusion : The cause of the problem comes from aspects of man, material, mother nature, machine, and method. Keywords : Filing, outpatient, medical record

Kata Kunci : Penyimpanan,rawat jalan,rekam medis