Layanan Arsip Statis di Arsip Universitas Gadjah Mada

ADITYA AHMAD FARIZA, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir yang berjudul "Layanan Arsip Statis di Arsip Universitas Gadjah Mada" merupakan hasil dari pengumpulan data serta pengamatan selama melaksanakan praktik kerja lapangan yang dilaksanakan di Arsip Universitas Gadjah Mada. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur layanan arsip, khususnya arsip statis dan cara pengaksesan arsip di Arsip Universitas Gadjah Mada. Tugas Akhir ini berisi mengenai layanan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada. Mulai dari prosedur, cara pengaksesan arsip statis, dan sarana prasarana yang digunakan. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari tiga tahapan, yaitu observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Pertama, observasi partisipatif yang dilakukan dengan mengamati dan terlibat secara langsung, sehingga dapat mengetahui prosedur layanan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada. Kedua, wawancara yang dilakukan kepada satu narasumber atau lebih untuk mendapatkan informasi mendalam, terutama terkait prosedur penerapan layanan arsip statis. Ketiga, studi pustaka yang digunakan untuk memperoleh referensi data berdasarkan sumber yang jelas dan terpercaya sesuai dengan tema yang dipilih. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah kegiatan layanan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada telah dilakukan dengan baik. Hal tersebut didukung dengan prosedur yang baik, sumber daya manusia yang berkompeten, dan sarana prasarana yang memadai. Akan tetapi, terdapat beberapa kendala yang dihadapi selama layanan arsip statis. Pertama, jenis arsip statis yang dapat dilayankan hanya arsip foto, tekstual, dan kartografi. Kedua, arsip video belum dapat dilayankan karena terbatasnya alat pemutar video, dan belum semua arsip statis dapat diunduh dalam Sistem Informasi Kearsipan Statis (SiKS) karena hingga kini masih dalam proses digitalisasi sehingga membuat kegiatan layanan arsip statis kurang maksimal.

The Final Project entitled "Archives Service in Arsip Universitas Gadjah Mada" is the result of data collection and observations during carrying out fieldwork practices carried out in Arsip Universitas Gadjah Mada. The purpose of writing this Final Project is to find out how the procedure of archive service, especially archives and how to access archives in Arsip Universitas Gadjah Mada. This Final Project contains a archives service in Arsip Universitas Gadjah Mada. Starting from the procedure, how to access static records, and infrastructure used. Data collection methods used by the author in writing this Final Project consists of three stages, namely participatory observation, interviews, and literature study. First, participatory observation is done by observing and directly involved, so that they can find out the archives service procedures in Arsip Universitas Gadjah Mada. Second, interviews were conducted with one or more informants to get in-depth information, especially related to the procedure for implementing a archives service. Third, the literature study is used to obtain data references based on clear and trusted sources according to the chosen theme. The conclusion of this Final Project is that the archives service activities in Arsip Universitas Gadjah Mada have been carried out well. This is supported by good procedures, competent human resources, and adequate infrastructure. However, there are several obstacles encountered during archives service. First, the archives types that can be served are only photo, textual, and cartographic files. Secondly, video archives cannot be served due to the limited video player, and not all static archives can be downloaded in the Sistem Informasi Kearsipan Statis (SiKS) because until now it is still in the process of digitizing so as to make static archive service activities less than optimal.

Kata Kunci : Arsip, Arsip Statis, Layanan Arsip