Evaluasi Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di RSUD Kota Madiun

LINTANG AROFAH, M.Syairaji, S.K.M, M.P.H.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang : Sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kota Madiun menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi yang memisahkan ruang rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Keterbatasan petugas filing hanya berjumlah empat orang mengakibatkan penyusutan rekam medis tidak dilaksanakan secara terjadwal. Pelaksanaan pemusnahan rekam medis baru pertama kali dilakukan pada bulan Oktober 2019 dan mendapat kritik dari surveior akreditasi. Tujuan : Mengevaluasi pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis di RSUD Kota Madiun Metode : Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian studi kasus. Subjek dalam penelitian ini terdiri dari lima orang responden. Objek dalam penelitian ini adalah pelaksanaan penyusutan dan pemusnahanan. Teknik pengambilan data menggunakan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Teknik analisis data menggunakan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil : Pelaksanaan penyusutan rekam medis dilaksanakan menyesuaikan waktu longgar petugas filing. Rekam medis yang telah dimusnahkan pada bulan Oktober 2019 berbentuk lembaran sehingga langsung dilakukan pencatatan pada daftar pertelaan dan diabadikan dengan menggunakan scanner. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar biasa. Pembuatan berita acara belum mencantumkan metode pemusnahan. Kesimpulan : Pelaksanaan penyusutan belum sesuai dengan SPO dan belum dilaporkan terlebih dahulu ke Badan Arsip Daerah. Oleh karena itu, pelaksanaan penyusutan berikutnya sebaiknya dilaksanakan secara periodik dan didukung dengan SPO Pemusnahan Dokumen Rekam Medis. Kata Kunci : Evaluasi, penyusutan, pemusnahan, rekam medis

Background: The medical record storage system in Madiun City Hospital uses a decentralized storage system that separates outpatient and inpatient medical records. The limited number of filing officers only resulted in the shrinking of the medical record which was not carried out on a scheduled basis. The first time medical records were destroyed in October 2019 and received criticism from the accreditation surveyors. Objective: To evaluate the implementation of depreciation and destruction of medical records in Madiun City Hospital Methods: This type of research was a descriptive with a qualitative approach and case study research design. The subjects in this study consisted of five respondents. The objects in this study were the implementation of depreciation and destruction of medical records. Data was collected by interviews, observation, and study documentation. The data validity test used source and technique triangulation. Then, data was analyzed using data reduction, data presentation, and drawing conclusions. Results: The implementation of medical record depreciation was carried out to adjust the officer loose time filing. Medical records that have been destroyed in October 2019 are in the form of sheets, so they are directly recorded on the list of information and immortalized using a scanner. Execution of extermination is done by regular burning. The making of the minutes does not include the method of destruction. Conclusion: Implementation of depreciation is not in accordance with the SPO and has not been reported in advance to the Regional Archive Agency. Therefore, the subsequent depreciation should be carried out periodically and supported with SPO Destruction of Medical Record Documents. Keywords: Evaluation, shrinkage, annihilation, medical records

Kata Kunci : Evaluasi, penyusutan, pemusnahan, rekam medis