ANALISIS SWOT SEBAGAI DASAR PENENTUAN STRATEGI DALAM PERENCANAAN PERUBAHAN SISTEM PENJAJARAN STRAIGHT NUMERICAL FILING KE TERMINAL DIGIT FILING DI UPT PUSKESMAS KOTAGEDE I KOTA YOGYAKARTA

YUNITA SARI, Nuryati, S. Far., M.P.H.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar belakang: Suatu fasilitas pelayanan kesehatan dapat melakukan perubahan sistem penjajaran apabila sudah tidak relevan dengan kondisi filing. UPT Puskesmas Kotagede I Kota Yogyakarta berencana melakukan perubahan sistem penjajaran disebabkan masih sering terjadi kekeliruan pengembalian berkas dan misfile. Tujuan: Mengetahui kelebihan, kekurangan, peluang, ancaman, dan strategi yang efektif dan efisien dalam perencanaan perubahan sistem penjajaran UPT Puskesmas Kotagede I Kota Yogyakarta. Metode: Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah penelitian studi kasus. Subjek dalam penelitian ini adalah satu petugas rekam medis, tiga petugas bagian pendaftaran, satu petugas filing, koordinator bagian pendaftaran dan rekam medis, kepala puskesmas, dan kepala tata usaha. Objek dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis, rak penyimpanan, SDM, dan kebijakan tentang perubahan sistem penjajaran. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Hasil: Kelebihan: Tersedianya sarana, prasarana, dan anggaran, sumber daya manusia yang mencukupi dan saling bekerja sama serta mengetahui teknik pelaksanaan perubahan sistem penjajaran. Kekurangan: Belum ada komitmen dari pimpinan dan petugas, belum pernah dilakukan pelatihan sistem penjajaran angka akhir, pelaksanaan perubahan dapat menyebabkan misfile, sebagian rekam medis belum mempunyai map dan belum ada kebijakan terkait perubahan tersebut. Peluang: Menjadi contoh bagi puskesmas lain, meningkatkan mutu pelayanan unit pendaftaran dan rekam medis, serta meningkatkan kepuasan pasien. Ancaman: Jangka waktu belum ditentukan, mengganggu pelayanan pasien. Posisi Puskesmas Kotagede I adalah kuadran I. Kesimpulan: Strategi yang digunakan yaitu strategi SO.

ABSTRACT Background: A health care facility can make changes to the alignment system if no longer relevant to the filing conditions. UPT Puskesmas Kotagede I Kota Yogyakarta plans to change the alignment because there are still frequent errors in the return of files and misfile. Objective: Knowing the strengths, weaknesses, opportunities, threats, and strategies that are effective and efficient in planning changes to the alignment system at UPT Puskesmas Kotagede I Kota Yogyakarta. Methods: This type of research was a descriptive research with a qualitative approach. The research design used is case study research. This research planned by case study method. Subjects in this research were one of medical record officer, three officers from registration, one of filing office, coordinator division from registration and medical record division, head of health center, and head of administration. Objects in this research were medical record files, storage shelves, human resources, and policies regarding changes in the alignment system. Data were collected by interview, observation, and study documentation. Test the validity of the data that used is source triangulation and technique triangulation. Results: Strengths: Availability of facilities, infrastructure, and budget, adequate human resources and cooperate with each other and know the techniques for implementing changes in the alignment system. Weaknesses: There has been no commitment from the leaders and officers, terminal digit filing alignment system training has never been done, the implementation of changes can cause misfiles, some medical records do not have covers and there are no policies related to these changes. Opportunities: Becoming an example for other health centers, improve the quality of service registration units and medical records, and improve patient satisfaction. Threat: The time period has not been determined, disrupting patient services. Kotagede I Health Center position is quadrant I. Conclusion: The strategy used is the SO strategy.

Kata Kunci : Kata kunci: Sistem Penjajaran, Rekam Medis, dan Analisis SWOT. Keywords: Alignment Systems, Medical Records, SWOT Analysis.