FAKTOR PENYEBAB MISFILE BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT LUDIRA HUSADA TAMA YOGYAKARTA

KARTIKA ALMIRA H, Dr.Nur Rokhman, S.Si., M.Kom.

2020 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang : Rekam medis memiliki peran penting dalam rangkaian pelayanan kesehatan yang harus dicatat secara lengkap sehingga rekam medis pasien terus berkesinambungan untuk mendukung pelayanan yang maksimal. Masih ditemukan misfile di Rumah Sakit Ludira Husada Tama yang berpengaruh terhadap pelayanan pasien menjadi terhambat. Tujuan : Mengevaluasi faktor penyebab misfile berkas rekam medis di Rumah Sakit Ludira Husada Tama. Metode : Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dan rancangan penelitian studi kasus. Subjek penelitian meliputi 6 petugas filing, 2 petugas pengolahan berkas, 2 petugas penerimaan pasien, 1 perawat, dan 1 petugas BPJS, dan kepala rekam medis. Objek penelitian meliputi penyebab kejadian misfile berkas rekam medis saat dibutuhkan untuk pelayanan. Pengambilan data dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Analisis data dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil : Faktor penyebab misfile berdasarkan aspek 5M meliputi man, money, material, method, dan machine. Man meliputi latar belakang pendidikan petugas filing bukan dari rekam medis, kurangnya pelatihan, dan kurangnya ketelitian petugas. Money meliputi penganggaran rak penyimpanan belum terealisasikan. Material meliputi rak penyimpanan belum memenuhi standar. Method meliputi sistem penjajaran yang diterapkan belum sesuai. Machine meliputi terkendalanya operasional dari sistem. Upaya penanganannya dilakukan dengan memaksimalkan pencarian berkas, mengupayakan penambahan tracer, dan membuatkan lembar sambungan. Kesimpulan : Misfile berkas rekam medis masih ditemukan meskipun beberapa upaya telah diterapkan. Oleh karena itu, evaluasi yang komprehensif pada semua aspek (5M) perlu dilakukan untuk menentukan solusi yang efektif dan dapat diterapkan dengan baik.

Background: The medical records have an important role in every series health services that must be recorded in complete so that the patient's medical record continues to support maximum service. Misfiles is still found at Ludira Husada Tama Hospital which has an effect on patient care. Objective: To evaluate the factors that cause misfile medical records in Ludira Husada Tama Hospital. Methods: The research used descriptive analysis with qualitative and case study research design. Research subjects included 6 filing officers, 2 file processing officers, 2 patient admissions officers, 1 nurse, and 1 BPJS officer, and head of medical record. Research objects included cause the misfile medical records when needed for service. Retrieval of data by interview, observation, and study documentation. Data analysis with data reduction, data presentation, and drawing conclusions. Results: The causative factors misfile based on 5M aspects included man, money, material, method, and machine. Man includes the educational background filing officer not from the medical record, lack of training, and lack accuracy the officer. Money includes storage rack budgeting not yet realized. Materials including storage racks don't meet the standards. Method includes the alignment system applied isn't appropriate. Machine includes operational constraints the system. The handling effort is done by maximizing file search, trying to add tracer, and making connection sheets. Conclusion: Misfile medical record is still found despite several attempts have been applied. Therefore, a comprehensive evaluation on all aspects (5M) needs to be done to determine an effective solution and can be applied well.

Kata Kunci : faktor penyebab, misfile, rekam medis/ causative factors, misfile, medical record