Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Kejaksaan Tinggi Daerah Istimewa Yogyakarta

ISWA NURUL FAJAR, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan tugas akhir ini membahas Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Kejaksaan Tinggi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kondisi arsip, proses pengolahan, sarana dan prasarana yang digunakan, dan kendala yang dialami dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif. Terdapat tiga metode dalam pengumpulan data yaitu adalah observasi, wawancara, dan tinjauan pustaka. Observasi dilakukan dengan cara penulis terjun langsung ke dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif. Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab dengan pegawai di kejaksaan tinggi. Tinjauan pustaka dilakukan dengan cara mencari sumber-sumber ilmiah yang relevan yang dijadikan sebagai pendukung dalam penelitian ini. Kesimpulan dari laporan tugas akhir ini adalah kondisi arsip di Kejaksaan Tinggi DIY tergolong sebagai arsip tidak teratur. Tahapan yang dilakukan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Kejaksaan Tinggi DIY adalah pemilahan, pendeskripsian, pembungkusan dan pemberian nomor definitif sementara, penginputan kartu deskripsi ke Microsoft Excell, pembuatan skema pengaturan arsip dinamis inaktif, manuver fisik arsip, pemberian nomor definitif, dan pemasukan arsip dalam boks, pelabelan, peletakan boks ke rak arsip, dan pembuatan daftar arsip inaktif. Sarana dan prasarana yang digunakan meliputi alat tulis kantor, kertas samson, boks arsip, rak atau lemari arsip, laptop atau komputer dan ruang arsip. Kendala yang dihadapi adalah keterbatasan sumber daya manusia dan sarana prasarana.

This final paper discusses about Arrangement Inactive Records in Kejaksaan Tinggi Daerah Istimewa Yogyakarta. The paper aims to determine the condition of the records, how to process the records, facilities and infrastructure used, and the constraints when arranggement of inactive records. There were three methods that was conducted in collecting the data. Those were observation, interview, and literature review. Observation was conducted by participated in arranging inactive records.. Interviews were conducted by discussed about inactive records with some employees. Literature review was done by searching and understanding some relevant scientific sources about arranging the inactive records. The conclusion of this final paper is that the condition of the records is classified as unstructured records. The steps taken in the arranging of inactive records in Kejaksaan Tinggi DIY were sorting, describing, wrapping and giving temporary definitif numbers, inputting description cards to Microsoft Excel, making scheme of arrangements for inactive records, maneuvers the physical records, giving definitif numbers, and entering records into the box, labeling, laying the box to the file shelf, and making an inactive file list.Facilities and infrastructure used include office stationery, samson paper, file boxes, file cabinets, laptop or computer and records center. Some constraints that met were limited human resources and infrastructure.

Kata Kunci : arsip dinamis inaktif, pengolahan