Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Cukai Kudus

IVA NUR FADHILAH, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Cukai Kudus. Kajian ini menarik untuk diulas karena hanya terdapat tiga Kantor Tipe Madya Cukai di Indonesia. Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip dinamis inaktif, mengidentifikasi sarana dan prasarana penunjang pengelolaan arsip dinamis inaktif, dan menganalisis kendala yang ditemukan saat melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Terdapat tiga metode pengumpulan data yang digunakan, yaitu observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan dengan cara mengamati dan terlibat langsung dalam pengelolaan arsip di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Cukai Kudus, sedangkan wawancara dilakukan dengan tanya jawab kepada beberapa narasumber untuk mendapatkan informasi yang lebih dalam, sementara itu metode studi pustaka dilakukan dengan menelaah teori dan referensi yang relevan dengan tema Tugas Akhir. Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Cukai Kudus telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku, namun dalam pelaksanaannya belum terkelola secara optimal. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa kendala, seperti sumber daya manusia yang masih awam pada bidang kearsipan, sarana dan prasarana yang kurang memadai, anggaran yang kurang mencukupi, dan struktur organisasi yang kurang efektif.

The final report examines inactive records management in Medium Customs and Excise Office of Excise Affairs of Kudus. It is an interesting topic to study since there are only three medium excise affairs offices in Indonesia. This final report aims at investigating procedures of inactive records management, identifying supporting facilities and infrastructures in inactive records management, and analyzing obstacles encountered upon performing inactive records management. This study draws upon three kinds of data collection methods, namely participatory observation, interviews, and library research. Participatory observation was conducted by observing and being actively engaged in records management in the Medium Customs and Excise Office of Excise Affairs of Kudus, the interviews was conducted by asking several informants to obtain more profound information. Meanwhile, library research was conducted by studying related theories and references regarding the topic of the thesis. Based on the findings, it can be concluded that inactive records management in Medium Customs and Excise Office of Excise Affairs of Kudus has already been carried out based on the applicable rules. However, it has not yet managed in the best way possible. This is due to the existence of obstacles such as inexperienced human resources, inadequate facilities and infrastructures, insufficient budget, and ineffective organizational structure.

Kata Kunci : pengelolaan, pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, management, records management, inactive records