Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik Komisi Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta

LAELIS NURSAPUTRI, Lilyana Mulya, S.S., M,A.,

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penyusunan Tugas akhir ini membahas mengenai tahapan pemberkasan arsip dinamis aktif di bagian keuangan, umum dan logistik di Komisi Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tahapan pemberkasan arsip, mengetahui gambaran penemuan kembali arsip, sarana prasarana yang digunakan, serta kendala yang ditemui dalam pelaksanaan pemberkasan di Komisi Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang dilakukan menggunakan tiga metode, yakni observasi partisipan, metode wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipan dilakukan dengan mengamati dan mencatat secara langsung informasi dari narasumber serta mempraktikkan secara langsung proses pemeriksaan hingga penyimpanan arsip. Metode wawancara dilakukan dengan cara melaksanakan tanya jawab secara langsung dan bertatap muka dengan dua narasumber terkait pemberkasan arsip. Studi Pustaka dilakukan dengan cara menghimpun informasi dan data dari referensi yang relevan berupa buku, jurnal, catatan dan laporan. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah Komisi Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta melakukan pemberkasan arsip dengan sistem subyek. Tahapannya seperti pemeriksaan arsip, pengindeksan dan pemberian kode, tunjuk silang, pelabelan arsip, penyimpanan arsip, pembuatan daftar arsip aktif isi berkas. Sarana dan prasarana yang digunakan yaitu map gantung, map plastik, guide, komputer, filing cabinet, countainer. Kendala yang ditemui adalah sarana dan prasarana, sumber daya manusia, dan regulasi terkait pemberkasan arsip.

This final report task discused about filing system of active record in financial, general, and logistic section General Election Commissions in Special Region of Yogyakarta. The purpose of this final project are for finding out the archives filling system, the description of the rediscovery of the archives, the facilities used, and the obstacles encountered in the filing of archives at the General Election Commissions in Special Region of Yogyakarta. The data collection methods were carried out using 3 methods; participant observation, interview, and literature study. Participant observation is done by observing and recording information directly practicing the inspection process to the storage of records. The interview method is carried out by carrying out question and answer directly and face to face with two speakers related to filing the record. Literature studies is carried out by collecting information and data from relevant references in the form of journal notes and reports as well as several regulations. The conclusion of this final project is General Election Commissions in Special Region of Yogyakarta the filing activities is done by the subject system. The stages of checking the archives, coding, cross-reference, labeling, storing archives, creating active record list of file contents using hanging maps, plastic folders, guide, computers, filing cabinets, countainer. The obstacles encountered were facilities and infrastructure, human resources, and regulations related to filing system.

Kata Kunci : Filing System, Active Record