Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah

RIFDAH NUR AFIFAH B, Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di DPAD DIY sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Tujuan dari penulisan kajian ini antara lain untuk mendeskripsikan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif, mengidentifikasi sarana dan prasarana serta kendala yang dihadapi DPAD DIY dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Terdapat tiga metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Metode pertama yaitu observasi partisipatif, yaitu dengan turut serta dan mengamati dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di DPAD DIY. Metode kedua yaitu studi pustaka dengan membaca, memahami dan menggunakan teori yang relevan sebagai dasar analisis penelitian. Metode ketiga yaitu wawancara dengan beberapa narasumber guna memperoleh informasi yang detail, tepat dan akurat. Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan di DPAD DIY, diketahui bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di DPAD DIY sebagai Lembaga kearsipan daerah cukup baik dengan berpedoman pada Peraturan Gubernur DIY Nomor 145 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis yakni meliputi kegiatan pemindahan, pengolahan, pemeliharaan, penggunaan, serta penilaian dan penyusutan arsip dinamis inaktif. Sarana dan prasarana yang digunakan untuk mendukung kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif diantaranya record center, rak statis, roll o�pack, vaulting, boks arsip, kertas casing, kartu deskripsi, troli, lift barang, absorbsed gel, exhaust fan, tabung pemadam kebakaran, alat tulis kantor dan komputer. Akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yang dihadapi DPAD DIY dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif yaitu terbatasnya sarana dan prasarana serta minimnya sumber daya manusia.

This final report discusses about the managing of inactive records in DPAD DIY as a regional archive institution. The purpose of this final report to describe the activity of the management of inactive records, and to identify facilities used as well as the obstacles encountred on the management of inactive records in DPAD DIY. There are three methods used in data collection. The first method is participative observation, namely by participating and observing in the management of inactive records in DPAD DIY. The second method is literature study by reading, understanding, and using relevant theoris as a basis for research analysis. The third method is interviews with several source to obtain detailed, precise, and accurate information. Based on the results of the internships in DPAD DIY, it is known that the management of inactive records has been good enough wich is in accordance with the Regulation of the Governor of the Special Region of Yogyakarta Number 145 of 2018 concerning Management of Records that consists of moving of inactive records, processing of inactive records, maintaning of inactive records, used of inactive records, and decreation of inactive records. There are several facilities to support inactive records management activities including records center, static shelves, roll o'pack, vaulting, archive boxes, casing paper, description cards, trolleys, freight elevators, absorbsed gel, exhaust fans, fire extinguishers, stationary and office supplies and computer. However, there are still some obstacles including the limitations of facilities and infrastructure and the lack of human resources.

Kata Kunci : Pengelolaan, Arsip Dinamis Inaktif, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta