ALIH MEDIA ARSIP TEKSTUAL PAKU ALAM V DI PURO PAKUALAMAN

HIZKIA RISKY I, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini menjelaskan tentang alih media arsip tekstual yang diciptakan pada masa Paku Alam V di Puro Pakualaman. Tujuan dari kajian ini adalah untuk menjelaskan kondisi arsip, tahapan alih media ke bentuk digital, sarana dan prasarana yang dipergunakan, serta kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip. Terdapat tiga metode yang dipergunakan dalam kajian ini. Pertama, metode observasi partisipatif yakni, terlibat secara langsung dalam proses alih media di Puro Pakualaman selama dua bulan. Kedua, wawancara dengan empat pegawai Puro Pakualaman. Ketiga, studi pustaka yakni pemanfaatan literatur relevan sebagai bahan referensi. Kajian ini menyimpulkan bahwa kondisi arsip Paku Alam V yang berusia lebih dari 100 tahun telah mengalami kemunduran kualitas fisiknya. Hal ini diperparah dengan kualitas penyimpanannya yang kurang memenuhi standar dan perlakuan buruk dari user. Alih media yang dilakukan meliputi proses pembentukan tim, survey arsip, scanning, cropping, rename, pemberian watermark, burning kedalam DVD, perekaman metadata dan pembuatan daftar alih media arsip, perubahan format kedalam JPG dan PDF, serta proses unggah kedalam database Arsip Media Akses. Sarana yang dipergunakan seperti komputer, scanner, dan beberapa aplikasi penunjang. Hal yang menjadi kendala utama dalam proses alih media arsip di Puro Pakualaman adalah kondisi arsip yang terkadang sudah tidak memungkinkan untuk dilakukan scanning dikarenakan kondisi fisik yang buruk.

This final project explains about the digitization of textual archives created in the reign of Paku Alam V in Puro Pakualaman. The purpose of this study is to explain the condition of the archives, the steps of the digitization to digital form, the facilities used, and the constraints faced during the digitization process. There are three methods used in this study. First, the participatory observation method that is directly involved in the process of digitization in Puro Pakualaman. Second, interviews with four Puro Pakualaman employees. Third, literature study which use some relevant literature as reference material. This study concludes that the condition of the archives of Paku Alam V, which is now more than 100 years old, has suffered a deterioration in its physical quality. This is compounded by the low quality of storage and the low treatment of user. The digitization process started from team formation, archival surveys, scanning, cropping, renaming, watermarking, burning to DVD, recording metadata and making lists of transfer media records, changing formats to JPG and PDF, and uploading them to the Arsip Media Akses database. Facilities used are computer, scanner, and some supporting applications. The main obstacle in the process of digitization of textual archives at Puro Pakualaman is the condition of the archives which sometimes is not possible to be scanned because of its bad physical condition.

Kata Kunci : alih media, arsip tekstual, Puro Pakualaman