Layanan dan Akses Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY)

SITI ANIS, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tujuan tugas akhir ini untuk mendeskripsikan kegiatan layanan peminjaman arsip, layanan reproduksi/penggandaan arsip, dan akses arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Bentuk layanan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Arsip statis yang tersimpan isi informasinya bersifat terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat, kecuali bagi arsip yang bersifat tertutup/dikecualikan. Sarana akses guna temu kembali arsip dapat dilakukan secara manual dan melalui sistem. Penyusunan tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu: observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Pertama, observasi partisipasi dengan mengamati, melaksanakan kegiatan layanan arsip, dan mengabadikan objek. Kedua, wawancara dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pegawai di Unit Layanan Arsip dan pengguna. Ketiga, studi pustaka menggunakan beberapa referensi seperti buku, jurnal, peraturan, dan tugas akhir. Layanan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta belum sepenuhnya berjalan sesuai dengan standar pelayanan yang ada. Sumber daya sebagai pendukung terlaksananya kegiatan layanan arsip statis meliputi: adanya unit layanan arsip, adanya sumber daya manusia, dan tersedianya sarana dan prasarana. Beberapa kendala masih ditemui ketika melaksanakan kegiatan layanan arsip seperti: kurangnya sumber daya manusia, pembagian pekerjaan masih bersifat fleksibel, keamanan fisik arsip, sarana dan prasarana kurang memadai serta ketepatan jangka waktu penyelesaian layanan belum tercapai.

The purpose of this study is to describe the activities of archival reference services, reproduction, and access of archives at Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Archival reference services at Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta are carried out directly and indirectly. Archives that are stored are open and can be accessed for public, except for archives that are closed/excluded. Means of access to retrieve can be done manually and in a system. In writing this final project report using three methods of data collection, there are: participatory observation, interview, and literature study. The first method is participatory observation by observing, implementing archives reference services, and capturing objects. The second method is interviews with direct questions and answered with employees Archives Services Unit. The third method is literature study by using several references such as books, journals, regulations, and final project. Archival reference services at Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta not yet based on services standards. Resources to support the implementation of archival reference services include: there is an archive service unit, there are human resources, and the availability of facilities and infrastructure. Some constraints are still encountered when carrying out archival reference services such as: lack of human resources, division of work is still flexible, physical security of archives, facilities and infrastructure is inadequate, and the accuracy of the period of completion of services has not been reached.

Kata Kunci : Layanan, Akses, Arsip Statis, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta