Layanan dan Akses Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

SILMA YUDHANTI, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir yang berjudul “Layanan dan Akses Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta” merupakan laporan Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui syarat dan ketentuan akses arsip statis, prosedur layanan arsip statis, fasilitas yang digunakan dalam layanan arsip statis, dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan layanan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam menyusun tugas akhir ini adalah wawancara, observasi partisipatif, dan studi pustaka. Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab kepada narasumber yakni koordinator layanan dan arsiparis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Observasi partisipatif dilakukan dengan mengamati secara langsung di ruang layanan selama kurun waktu dua bulan. Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan memahami beberapa referensi yang meliputi buku, pedoman, dan sumber internet terkait layanan dan akses arsip statis. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah kegiatan layanan dan akses arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah dilakukan sesuai dengan pedoman yaitu Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 75 Tahun 2017 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis. Namun, terdapat beberapa kendala dalam pelaksanaannya yaitu terkait dengan ketersediaan sarana reproduksi arsip, penggunaan sarana loker penitipan barang untuk pengguna, terdapat kekurangan pengguna yang mengakses arsip statis, dan penggunaan CYNTIA yang belum optimal sebagai sarana temu kembali arsip statis berbasis online.

The report entitled “Access and Reference Service of Archives in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta” is a report of the internship program in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. The purpose of this report is to describe the terms and condition of access to archives, the procedure of reference services, the facilities used to reference services, and the problem encountered on reference services at Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Data collection method that has been used are interview, participant observation, and literature study. Interview was done by asking questions to the informants that are services coordinator and archivist in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Participant observation was done by observing in services room for a two-month period. Literature study was done by reading and understanding the several of reference such as books, guidelines, and reference from the internet about access and reference service of archives. The conclusion of this report is that the access and reference service of archives in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta is accordance with the guidelines namely Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 75 Tahun 2017 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis. However, there are some problem encountered in the impelementation of reference services regarding to availability of archives reproduction facilities, the utilization of storage locker facilities for user, there is a lack of user that access to archives, and utilization of CYNTIA is not yet optimal as online finding aids of archives.

Kata Kunci : arsip statis, akses arsip, layanan arsip atatis/archives, access to archives, reference service