Digitalisasi Arsip Statis Produk Hukum di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta

AINAYYAH ALFATIHAH, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang digitalisasi arsip statis produk hukum di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. Tujuan Tugas Akhir ini adalah mengetahui prosedur dan tahapan, sarana prasarana, tahapan temu kembali, dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proses digitalisasi arsip statis produk hukum di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. Penulis menggunakan tiga metode dalam penulisan Tugas Akhir ini, yaitu studi pustaka, observasi partisipatif, dan wawancara. Pertama, metode studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan, mengutip, dan menelaah dari sumber referensi atau bahan pustaka yang berhubungan dengan digitalisasi arsip statis. Kedua, metode observasi partisipatif dilakukan melalui pengamatan dan terlibat langsung dalam kegiatan selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan. Ketiga, metode wawancara dilakukan dengan cara interview dengan narasumber untuk melengkapi data yang belum diperoleh selama kegiatan pengamatan berlangsung. Proses digitalisasi arsip statis produk hukum di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta meliputi tahap persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap setelah pelaksanaan yang mudah dipahami dan dilaksanakan. Selain itu, sarana dan prasarana seperti komputer, scanner, dan aplikasi SIMARS Plus cukup mendukug dalam proses digitalisasi. Namun, terdapat beberapa kendala, seperti belum disahkannya SOP, masalah SDM, sarana prasarana yang terkadang tidak berfungsi dengan baik, dan sebagian kondisi arsip yang rusak.

This final report describes about the digitization of legal products of archives in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta. The purpose of this final report to find out the procedures and stages of digitization of textual archives, the facilities and infrastructure that support the implementation of the digitization of textual archives, the retrieval stages, and the obstacles encountered in digitization textual archives activities. The author used three methods in this final report, namely literature studies, participatory observation, and interviews. The first method is literature studies, which is collecting, quoting, and anlyzing data trough books, journals, theses and dissertations, internet, and other sources related to the digitization of archives. The second is participatory observation through observation directly involved in activities during the fieldwork. The last method is the interview, which is collecting data by asking and answering questions to interviewees to supplement the data haven't been obtained during observation activities. The process of digitization of legal products of archives in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, includes the preparation stage, processing, and after processing are easily understood and implemented. In addition, facilities and infrastructure, such as computer, scanner, and SIMARS Plus applications are sufficient to support the digitization process. However, there are several obstacles, such as the not yet legalization SOP, the problem of human resources, facilities and infrastructure that sometimes not function properly, and the condition of the archives.

Kata Kunci : Digitalisasi, Arsip Statis, Produk Hukum, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta