Implementasi Lean Manajemen Informasi Pada Proses Pelayanan Administrasi Akademik

KRISNAWANTI, I Gusti Bagus Budi Dharma., S.T., M.Eng., Ph.D.

2020 | Tesis | MAGISTER TEKNIK INDUSTRI

Sistem administrasi akademik memiliki ketergantungan yang erat pada proses pengelolaan informasi tetapi seringkali tidak optimalnya penggunaan teknologi yang tersedia menyebabkan terjadinya proses yang tidak efisien seperti redudancy proses maupun data, terdapat proses yang tidak seharusnya terjadi dan adanya aktivitas yang dilakukan untuk memproses informasi yang tidak memiliki nilai tambah untuk proses pelayanan. Penerapan lean yang baik tentu akan sangat diperlukan pada tahap ini. Berbagai penelitian terkait penerapan teknik lean manajemen informasi telah dilakukan, namun masih dibutuhkan penelitian yang menjelaskan setiap langkah dari prosesnya, atau bagaimana cara menggunakan tools atau tekniknya. Penelitian ini mengusulkan penerapan lean manajemen informasi dalam bidang manajemen informasi dengan pengukuran efektivitas kerja yang dilakukan dengan mengamati aliran informasi dari proses pelayanan administrasi akademik. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi pengaruh penerapan prinsip lean terhadap efisiensi proses dan efektivitas kerja pegawai sehingga memperoleh model sistem pelayanan yang baik untuk diterapkan pada sistem pelayanan administrasi akademik. Penelitian ini terdiri dari 4 tahapan utama yang masing-masing memiliki sub-proses tersendiri yang saling berkaitan terdiri dari analisis sistem eksisting dengan menggunakan diagram konteks dan value stream mapping, pengukuran Overall Labor Efectiveness (OLE), perancangan meta-design dan penerapan konsep lean manajemen informasi dan evaluasi pengaruh penerapan lean pada pengukuran OLE. Sebanyak 9 aktivitas pelayanan di Divisi Tata Usaha DTMI UGM di analisa, dan dilakukan pengukuran waktu kerja pada 4 orang pegawai yang melakukan aktivitas pelayanan tersebut. Wawancara pada responden juga dilakukan untuk melengkapi informasi mengenai alur proses pelayanan di Tata Usaha. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perbaikan yang dilakukan pada kecepatan proses berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas kerja pegawai. Berdasarkan hasil tersebut sistem pelayanan yang dapat diterapkan pada administrasi akademik adalah sistem yang mampu mereduksi waste atau mengurangi waste yang paling memungkinkan untuk dihilangkan, mampu melihat perbaikan sistem dari pandangan secara keseluruhan, memiliki standarisasi pekerjaan, mengurangi penyimpanan atau arsip, dan menyeimbangkan beban kerja.

Academic administration system has a close dependence on the information management process but often not the optimal use of available technology causes inefficient processes such as process or data redundancy, there is a process that should not occur and the activities carried out to process information that has no added value for the service process. A good lean implementation will certainly be needed at this stage. Various studies related to the application of lean management information techniques have been carried out, but research is still needed that explains each step of the process, or how to use the tools or techniques. This study proposes the application of lean management of information in the field of information management by measuring the effectiveness of work carried out by observing the flow of information from the academic administrative service process. The aim is to identify the effect of applying lean principles on the efficiency of processes and employee work effectiveness to obtain a good service system model to be applied to the academic administrative service system. This study consists of 4 main stages, each of which has each separate sub-process that is interrelated consisting of analysis of the existing system using context diagrams and value flow mapping, measurement of Overall Labor Effectiveness (OLE), meta-design design and application the concept of lean information management and evaluation of lean implementation in OLE measurement. A total of 9 service activities in the Administrative Division of DTMI UGM were analyzed, and work time measurements were carried out for 4 employees who performed the service activities. Interviews with respondents were also conducted to complete information regarding the service process flow in the Administration. The results of this study reveal improvements made at a significant speed of the process of employee effectiveness. Based on these results, an administrative system that can be applied to academic administration is a system that can reduce waste or reduce the most eliminated waste, be able to see the improvement of the system as a whole, have a standardized job, improve storage or records, and balance work.

Kata Kunci : Kata kunci: Sistem administrasi akademik, lean manajemen informasi, Overall Labor Effectiveness (OLE)