PENGOLAHAN ARSIP VIDEO DI DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

DIDI PRANATA, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan Laporan Tugas Akhir ini merupakan hasil pengumpulan data dari Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kajian ini bertujuan untuk memahami jenis dan kondisi arsip; proses pengolahan; serta sarana prasarana dan kendala yang dihadapi selama pengolahan arsip video. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam kajian ini yaitu observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Metode observasi partisipatif dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses mengolah arsip video. Metode wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab dengan narasumber. Metode studi pustaka dilakukan dengan mencari referensi yang relevan seperti buku, jurnal dan artikel. Kesimpulan yang dihasilkan dari kajian ini terbagi menjadi empat. Pertama, Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta menyimpan arsip video sebanyak 250 keping dalam bentuk CD/DVD. Kedua, pengolahan arsip video dimulai dengan identifikasi, pembuatan skema klasifikasi, pendeskripsian, manuver kartu deskripsi dan fisik arsip, pemberian nomor definitif, memasukan arsip video ke dalam amplop dan boks pelindung kaset CD/DVD, covering serta penataan dan penyimpanan arsip video, dan membuat daftar arsip video. Ketiga, sarana prasarana yang digunakan adalah ruang penyimpanan arsip, bolpoin, pensil, penggaris, kartu deskripsi, amplop, boks, guide, rak/almari dan laptop. Keempat, kendala yang dapat diidentifikasi dalam pengolahan arsip video antara lain pada saat proses pendeskripsian, belum ada skema klasifikasi dan sarana prasarana yang belum memadai.

This final report writing is the result of data collection from Field Work Practice conducted in Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta. This study discusses a general overview and managing procedure of moving images in Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta. This study aims to understand type, volume and condition of archives; managing procedure; infrastructures and obstacles that faced during the processing of moving images. There are three methods that used in this study are participant observation, interviews, and literature. The methods observation that has been done by directly participating in the managing of moving images the interview methods conducted by question and answer session with intervieees. The literature study methods that has been done by looking for relevant reference such as books, journal and articles. This study results four conclusions. First, Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta of 250 copies in CD/DVD. Second, the managing of moving images is started with identification, making classification scheme, description, maneuvering of the description card and physical, giving definitive numbers, inserting moving images into envelopes box, covering, arranging and storing moving images, and creating finding aids. Third, the infrastructures used are: archives storage room, pen, paper clip, pencil, ruler, description card, envelopes, boxes, guide, shelves and laptop. Fourth, the obstacles identified in this managing procedure of photographic archives are during description, lack of the classification scheme, and infrastructures facilities are inadequate.

Kata Kunci : Pengolahan, Arsip Video, Dinas Perhubungan Daerah Istimewa Yogyakarta