ANALISIS IMPLEMENTASI TATA NASKAH DINAS DALAM PEMBUATAN SURAT DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

FITRIA AGUSTINA, Prof. Dr. Wahyudi Kumorotomo, MPP. ; Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A., Ph.D.

2019 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

Naskah dinas merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam kegiatan administrasi perguruan tinggi. Agar tercipta keseragaman naskah dinas, UGM menyusun kebijakan tata naskah dinas. Ada beberapa dampak yang muncul apabila implementasi tata naskah dinas belum dilakukan dengan baik. Pertama, ketidakseragaman format surat dinas akan menyulitkan dalam pembuktian keautentikan surat. Kedua, surat dinas yang dibuat tidak menunjukkan ciri khas institusi. Ketiga, surat yang tidak sesuai dengan peraturan rektor secara normatif dianggap tidak sah. Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesesuaian antara tata naskah dinas dalam pembuatan surat dinas yang diimplementasikan di lingkungan UGM dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Adapun unit kerja yang menjadi narasumber dalam penelitian ini adalah fakultas yang telah mengikuti diklat tata naskah dinas. Fakultas yang terbagi dalam 4 kluster dipilih berdasarkan hasil penelitian awal yaitu fakultas yang sudah mengimplementasikan dan yang belum mengimplementasikan peraturan tata tata naskah dinas. Metode yang digunakan dalam penelitian ini deskriptif dan cara memperoleh data dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pengujian validitas data dalam penelitian ini dilakukan dengan triangulasi. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa implementasi tata naskah naskah dinas yang meliputi kelengkapan bagian surat, format, penomoran, dan kewenangan penanda tangan surat dilakukan belum sesuai dengan Peraturan Rektor. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaksesuaian implementasi tata naskah dinas tersebut adalah standarisasi kode, sosialisasi, kompetensi pegawai, penggunaan sistem informasi, komitmen pimpinan, dan kebiasaan.

Official correspondence is one of the means of written communication used in the activities of the college administration. This research was carried out because of the irregularity of the official correspondence format used in UGM. There were several impacts that arise if the implementation of the correspondence management has not been done well. First, the non-uniformity of the official letter format will make it difficult to prove the authenticity of the letter. Secondly, the official letter made does not show institution special characteristics. Third, a letter that is not in accordance with the rector's regulations is normatively considered invalid. This study aims to assess the suitability of the correspondence management in making official letters implemented at UGM with the Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM and the factors that influence them. The work units that are the speakers in this study are faculties that have participated in correspondence management training. The faculty which is divided into 4 clusters is selected based on the results of the initial research, namely the faculty that has implemented and has not implemented the rules for correspondence management. The method used in this study was descriptive and how to obtain data through interviews, observation, and documentation. Testing the validity of the data in this study was carried out by triangulation. The results obtained state that the implementation of correspondence management that include the completeness of the letter section, format, numbering, and the authority of the signatory to the letter are carried out not in accordance with the rector's regulation. The factors that influence the implementation of the correspondence management are code standardization, socialization, employee competency, use of information systems, leadership commitment, and habit.

Kata Kunci : implementasi kebijakan, surat dinas, tata naskah dinas