EVALUASI PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD dr. SOEHADI PRIJONEGORO SRAGEN

DESMA AYU ARI SAVIRA, M. Syairaji, S.K.M.,M.P.H.

2019 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: Kegiatan penyusutan berkas rekam medis di RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen terakhir dilakukan pada tahun 2017. Rak penyimpanan berkas rekam medis mengalami kepadatan karena rata-rata kunjungan pasien pertahun sebanyak 156.963 untuk rawat jalan dan 17.102 untuk rawat inap, saat ini penyusutan belum dilakukan kembali. Hal ini menyebabkan petugas kesulitan dalam pengambilan maupun pengembalian berkas rekam medis. Pada tahun 2017 rumah sakit juga melakukan kegiatan pemusnahan berkas rekam medis inaktif. Tujuan: Mengevaluasi pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam di RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen. Metode: Jenis penelitian ini deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan studi kasus. Subjek penelitian yaitu satu petugas filing, satu pelaksana filing, dan satu kepala ruang rekam medis. Objek penelitian yaitu berkas rekam medis, sarana penyimpanan, pelaksanaan penyimpanan, pelaksanaan penyusutan, dan pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis. Teknik pengambilan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil: RSUD dr. Soehadi Prijonegoro tidak memiliki jadwal penyusutan arsip, pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis aktif kurang dari lima tahun. Tidak adanya petugas khusus membuat penyusutan tidak dilakukan dengan rutin. Sebelum melakukan pemusnahan berkas rekam medis inaktif dilakukan penilaian untuk menentukan lembar yang masih bernilai guna, lembar yang masih bernilai guna akan di scanning untuk arsip rumah sakit, sedangkan lembar yang tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan. Kesimpulan: Pelaksanaan kegiatan penyusutan berkas rekam medis di RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen belum sesuai dengan SPO yang berlaku, karena belum terdapat jadwal penyusutan. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan sudah sesuai dengan SPO yang berlaku, kegiatan pemusnahan baru dilakukan satu kali pada tahun 2017. Kata Kunci: Evaluasi, penyusutan, pemusnahan, rekam medis.

Background: Activity of shrinking medical record file in RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen was last carried out in 2017. The medical record file storage rack has a density because the average annual patient visit is 156,963 for outpatient care and 17,102 for inpatient care, currently depreciation has not been done again. This causes officers difficulties in retrieving and returning medical records. In 2017 the hospital also carried out the destruction of inactive medical record files Objective: Evaluating implementation shrinkage and destruction of record files in RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen. Methods: This type of research was descriptive with a qualitative approach and a case study design. The research subjects were one filing officer, one filing executive, and one head of the medical record room. The research objects are medical record files, storage facilities, implementation of storage, implementation of depreciation, and implementation of destruction of medical record files. Data collection techniques are observation, interviews, and documentation studies Results: RSUD dr. Soehadi Prijonegoro does not have an archive retention schedule, the implementation of retention records of medical records is active for less than five years. The absence of special officers makes depreciation not carried out routinely. Before carrying out the destruction of the inactive medical record file, an evaluation is conducted to determine the useful value sheet, the still valuable sheet will be scanned for hospital records, while the sheet that has no use value will be destroyed. Conculasion: The implementation of the shrinking medical record file in RSUD dr. Soehadi Prijonegoro Sragen is not yet in accordance with the applicable SPO because there is no depreciation schedule. The implementation of the extermination activities is in accordance with the applicable SPO, destruction activities have only been carried out once in 2017. Keywords: Evaluation, shrinkage, annihilation, medical record.

Kata Kunci : Evaluasi, penyusutan, pemusnahan, rekam medis.