PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

SHINDY NOVIA SIGIT, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas Akhir ini menjelaskan tentang proses pengolahan arsip dinamis inaktif, sarana prasarana yang digunakan, serta kendala yang dihadapi unit kearsipan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana kondisi dan proses pengolahan arsip dinamis inaktif unit kearsipan BMKG. Penulisan Tugas Akhir ini menggunakan 3 metode pengumpulan data. Metode pertama, metode observasi- partisipatif yaitu dengan mengikuti kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif secara langsung. Metode kedua adalah wawancara dengan Kepala Sub Bidang Persuratan dan Arsip serta arsiparis ahli BMKG. Metode ketiga adalah studi pustaka yakni pengumpulan data dengan menggunakan literatur terkait dengan tema. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah Arsip dinamis inaktif yang ada di unit kearsipan BMKG terbagi dalam dua jenis yaitu teratur dan tidak teratur. Proses pengolahan arsip yang dilalui oleh masing-masing jenis berbeda. Proses pengolahan arsip dinamis inaktif teratur yang dilakukan dimulai dari tahap pemerikasaan arsip, penataan arsip dalam folder, labeling boks arsip, penataan arsip dalam boks, penyusunan daftar arsip, dan penataan arsip dalam rak arsip. Untuk proses pengolahan arsip dinamis inaktif tidak teratur diawali dengan tahapan pemilahan arsip, identifikasi arsip, pengelompokkan arsip, penomoran fisik arsip, pembungkusan arsip, memasukkan arsip ke dalam boks, pelabelan boks, pembuatan daftar arsip dan penataan boks ke rak arsip. Sarana pendukung yang digunakan dalam melakukan proses pengolahan arsip dinamis inaktif antara lain boks arsip, folder, rak arsip, komputer, printer, alat tulis kantor, masker dan sarung tangan. Kendala yang ditemukan dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif adalah kurangnya kesadaran dan ketelitian pegawai serta kurangnya jumlah arsiparis.

This Final Paper explains about inactive records processing, infrastructure used, and constraints faced by archival units of the Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) in inactive records processing. The purpose of research was to found out how the conditions and processed of inactive records of the BMKG filing unit. The written of this Final Project used 3 methods of data collection. First method, the participatory observation method that was by participated in inactive records processed activities directly. Second method was interviewed with head of Sub Bidang Persuratan dan Arsip and expert archivist in BMKG. Third method was a literature study that was collected data used literature related to the theme. The conclusion of this thesis is inactive records in the archival unit BMKG are divided into two types, namely regular and irregular. The process of processing records passed by each type is different. Regular inactive records file processing is carry out starting from the archival examination stage, structuring the records in the folder, labeling the file box, structuring the records in the box, compiling the inactive records list, and structuring the records in the archive shelf. For inactive records processing irregular with the stages of sorting records, identifying records, grouping records, physical file numbering, wrapping files, inserting records into boxes, labeling boxes, making list of inactive records and structuring boxes into the archive shelf. Supporting facilities uses in carrying out inactive records processing include archive boxes, archive shelves, computers, printers, office stationery, masks and gloves . The constraints that found in inactive records processing are lack of awareness and accuracy of employees and lack of archivist numbers.

Kata Kunci : Arsip, Arsip Inaktif, Pengolahan