PERLINDUNGAN AKTA PENCATATAN SIPIL SEBAGAI ARSIP VITAL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SLEMAN

PUJI HERMAWATI, Widiatmoko Adi Putanto, S.S., M.L.I.M.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang perlindungan akta pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Akta pencatatan sipil mempunyai peranan penting untuk negara dan warganya karena merupakan alat bukti yang sah dan diakui hukum. Karena sifatnya, akta pencatatan sipil dikategorikan sebagai arsip vital dan memerlukan perlindungan melalui program arsip vital. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui metode perlindungan arsip vital yang cocok untuk diterapkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman, sarana dan prasarana yang diperlukan dan kendala yang dihadapi dalam melakukan program perlindungan arsip vital. Metode yang digunakan untuk pengumpulan data pada penelitian ini adalah studi pustaka, observasi, dan wawancara. Studi Pustaka dilakukan dengan mengkaji berbagai sumber referensi meliputi buku, jurnal, sumber internet, dan peraturan perundangan yang berlaku. Observasi dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman dengan berperan serta ke dalam pengelolaan arsip vital. Penulis melakukan wawancara untuk mendapatkan data tambahan, wawancara dilakukan dengan arsiparis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman dan penanggungjawab aplikasi SIDAR Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah akta pencatatan sipil merupakan salah satu arsip vital yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Perlindungan yang cocok untuk akta pencatatan sipil adalah dengan metode duplikasi ke dalam bentuk digital. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang perlindungan arsip diantaranya alat pengatur suhu dan kelembaban, serta alat keamanan. Kendala yang dihadapi dalam melakukan perlindungan diantaranya, anggaran perlindungan arsip yang belum disetujui serta kurangnya kesadaran pegawai akan pentingnya perlindungan arsip vital.

This final paper discussed about the protection of civil registration deed as vital records in Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Civil registration deed has very important rule both for the nation and the citizen because of it is a legal proof and recognized by the law. Because of its nature, civil registration deed is categorized as vital records that needs protection through vital records program. This final project has a purpose to know what protection method is suitable for the vital records, what facilities used to protect and what obstacles faced in vital records protection. Methods used in this paper are literature reviews, participative observation, and interview. Literature reviews are carried out by studying various relevant sources such as books, journals, internet and legal regulations. Observation in Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman is done by participating in the vital records management. The author conducted an interview to get additional data, interview were conducted with Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Slemans archivists and the person in charge of SIDAR application Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Civil registration deed can be categorized as one of the vital records in Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. The protection methods suitable for the protection of civil registration deed is to duplicate it to digital format. Facilities and insfrastructure needed are temperature and moisture equipment as well as the security tools. The obstacle faced in carriying out protection include the budget that has not been approved and the lack of awareness of employees to protect vital records.

Kata Kunci : arsip vital, perlindungan, akta pencatatan sipil