ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE BENTUK MIKROFILM DI BIRO TATA USAHA KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

ANNISA NUR ANANDA Y, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini menjelaskan tentang alih media arsip konvensional ke bentuk mikrofilm di Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Tujuan dari kajian ini antara lain untuk mengetahui cara alih media ke bentuk mikrofilm, proses pengolahan dan sarana prasarana yang digunakan di Unit Kerja I Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Terdapat beberapa metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Pertama adalah melakukan observasi partisipatif selama program magang di Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Kedua, melakukan studi pustaka untuk mendapatkan literatur dalam hal alih media arsip konvensional ke bentuk mikrofilm. Ketiga, melakukan wawancara dengan empat narasumber untuk memperoleh informasi yang relevan dengan kajian. Kondisi arsip pada Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia telah teratur serta kegiatan pelaksanaan alih media arsip tekstual ke mikrofilm telah terlaksana dengan baik sesuai dengan ketentuan dan prosedur. Proses alih media ini dimulai dengan akuisisi arsip yang akan dialih mediakan dilanjukan dengan pengelolaan arsip (deskripsi, penataan, input, maneuver, dan persipaan sebelum dialih mediakan). Kemudian setelah dikelola maka dilajutkan dengan pemotretan dan terakhir adalah pencucian film.Dengan adanya sarana dan prasarana di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia sangat mendukung untuk melaksanakan proses alih media. Jadi, kendala utama dalam pelaksanaan alih media ini adalah pada saat mesin mengalami kerusakan dan keterbatasan sumber daya manusia untuk menangani arsip yang dialih mediakan ke bentuk mikrofilm.

This final paper discusses Reformatting Of Conventional Archives Into Microfilm In Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. This study aims are describing particularly the reformatting process, technical processing and the facilities used in Unit Kerja I Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. There are several methods used to collected data. The first method is participatory observation during the internship program at Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. The second is literature study about the reformatting of conventional archives into microfilm. The last is interview which was conducted by asking the four sources to obtain information relevant to the study. It can be concluded that the condition of the archive at the Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia has regularly as well, also the media shifting archive into microfilm have been carried out properly in accordance with the provisions and procedures. There are a number of obstacle in reformatting archives into microfilm in Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia that must be faced. With the facilities and infrastructure in the Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia strongly support to carry out the process reformatting archives. So, the major obstacle in the media shifting of the control of the media is on when the engine gets damaged and limited human resources to handle the reformatting process of conventional archives into the form of microfilm.

Kata Kunci : Mikrofilm, Alih Media, Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia