IMPLEMENTASI SUBSISTEM DOCUMENTATION DAN PROGRESS REPORT PADA SISTEM INFORMASI PORTAL PROJECT IMPLEMENTATION UNIT

RAFIKA SYAFAATUS S, Anindita Suryarasmi S.Kom., M.Cs

2019 | Tugas Akhir | D3 Komputer dan Sistem Informasi

Project Implementation Unit (PIU) merupakan unit kerja Universitas Gadjah Mada (UGM) yang bertugas untuk mengelola pembangunan yang ada di wilayah UGM. Pengelolaan ini meliputi pengelolaan dokumen, baik dokumen yang berkaitan dengan kegiatan proyek pembangunan ataupun dokumen lain seperti dokumen pegawai. Disamping mengelola, PIU tentunya memonitor proyek yang dilakukan agar dapat berjalan sesuai rencana. Saat ini pengelolaan dokumen PIU telah menggunakan sistem informasi, namun pembatasan hak akses pengguna terhadap dokumen belum memenuhi kebutuhan PIU. Sementara itu pengelolaan laporan perkembangan proyek PIU masih dilakukan secara manual sehingga tidak efisien untuk melakukan pengelolaan serta memonitor proyeknya. Berdasarkan permasalahan ini, maka perlu dibangun subsistem Documentation dan Progress Report yang merupakan bagian dari sistem informasi portal Project Implementation Unit untuk menangani pengelolaan dokumen dan kegiatan. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter, JavaScript dengan framework jQuery, webserver Apache, dan MySQL untuk pengolahan basis data. Hasil penelitian dan pengujian menunjukkan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan klien serta mampu mengelola dokumentasi dan kegiatan dengan baik. Penilaian yang dilakukan oleh pegawai PIU sebagai sasaran pengguna menyatakan bahwa sistem layak untuk digunakan.

Project Implementation Unit (PIU) is a work unit of Universitas Gadjah Mada (UGM) tasked to manage building development in UGM. Manage that mentioned include document management, the documents are documents related to building development project or other documents such as employees documents. Besides managing, PIU also monitoring their activities to make sure they go as planned. PIU already using information system for managing their documents, but user's access to document isn't adequate to what PIU needs. Meanwhile for their projects, PIU still manually managing their project's progress report, thus it's not efficient to manage and monitor their projects. Based on these problems, Documentation and Progress Report subsystems of Information System of Project Implementation Unit are built to help PIU manage their documents and activities. This system was built using PHP with the CodeIgniter framework, JavaScript with the jQuery framework, Apache webserver, and MySQL for processing the database. The result of the study indicate that the system has fulfilled clients' needs also able to manage documents and activity properly. Assessment by PIU employees as user targets has proved that the system is convenient to use.

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Manajemen Proyek, PHP, MySQL, Codeigniter