Penyusutan Arsip Di Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta

QONITA AZZAHRA, Waluyo, S.S., M.Hum

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir berjudul Penyusutan Arsip di Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta memaparkan tahapan penyusutan arsip dimulai dari pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui teknis kerja, perangkat yang digunakan, dan kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian Tugas Akhir ini terdiri dari tiga (3) tahapan, yaitu observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipasi dan wawancara dilakukan saat di instansi tempat Praktik Kerja Lapangan untuk mendapatkan data primer. Observasi partisipasi merupakan kegiatan pengamatan terhadap proses penyusutan arsip yang ada di Dinas Kebudayaan. Wawancara merupakan kegiatan pemaparan beberapa pertanyaan kepada narasumber secara langsung untuk mendapatkan informasi yang akurat. Adapun studi pustaka dilaksanakan dengan cara mencari sumber referensi yang berkaitan dengan tema penelitian berupa buku, peraturan perundang-undangan, peraturan gubernur dan jurnal. Kesimpulan utama Tugas Akhir ini bahwa penyusutan arsip di Dinas Kebudayaan sudah berjalan dengan baik meskipun beberapa proses belum dilakukan secara periodik, misalnya diproses pemindahan. Fasilitas yang digunakan adalah Depo Arsip, lift arsip, dan boks arsip. Proses penyusutan arsip sudah berpedoman pada aturan provinsi yaitu Peraturan Gubernur Nomor 75 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dilebur menggunakan bahan kimia dan bekerja sama dengan pihak ketiga. Penyerahan arsip dilakukan dengan menyerahkan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY.

The Final Project entitled "Records Disposal in Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta" describes the stages of records disposal starting from the transferof records, destruction of records, and transfer of archives. The purpose of this study is to find out the technical work, the devices used, and the obstacles faced in the process of records disposal. The method of data collection carried out in this Final Project research consists of three (3) stages, namely participation observation, interview, and literature study. Observation of participation and interviews was carried out when in the field of workplace institutions to obtain primary data. Participation observation is an observation activity of the process of records disposal in Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta. The interview is an activity to present a number of questions to related speakers directly to obtain accurate information. The literature study is carried out by finding reference sources related to the research theme in the form of books, legislation, governor regulations and journals. The main conclusion of this Final Project is that the records disposal in Dinas Kebudayaan has gone well even thoughsome processes have not been carried out periodically, such as the transfer of records. Facilities used are Records Center, Lift, and Boxes. The process of records disposalhas been guided by provincial rules, namely Governor Regulation Number 75 of 2013 concerning guidelines for Records Disposal. Destruction of records is done by melting using chemicals and cooperating with third parties.Transfer of archives is done by transferring archives to the Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY.

Kata Kunci : Penyusutan, Pemindahan, Penyerahan, Pemusnahan.