Implementasi Aplikasi Siardina (Sistem Informasi Arsip Dinamis) Dalam Pengurusan Surat Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota Magelang

DISHA AMALIA, Waluyo, S.S., M.Hum

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini berjudul Implementasi SIARDINA (Sistem Informasi Arsip Dinamis) Dalam Pengurusan Surat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Magelang. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui urgensi penerapan aplikasi SIARDINA (Sistem Informasi Arsip Dinamis) dalam pengurusan surat, implementasi dari aplikasi SIARDINA dalam pengurusan surat yang meliputi kegiatan pengelolaan surat masuk, dan surat keluar serta kegiatan penemuan kembali dengan menggunakan aplikasi SIARDINA, dan kendala dari penggunaan aplikasi SIARDINA. Metode pengumpulan data yang digunakan meliputi metode wawancara, studi pustaka, dan observasi partisipatif. Pertama, wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada karyawan di tempat praktik kerja lapangan terkait implementasi dari SIARDINA (Sistem Informasi Arsip Dinamis) dalam pengurusan surat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Magelang. Kedua, studi pustaka dilakukan dengan menelusuri bahan pustaka yang relevan dengan topik dari tugas akhir yaitu penerapan aplikasi SIARDINA dalam pengurusan surat. Ketiga, observasi partisipatif yang dilakukan selama praktek kerja lapangan di intansi terkait. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah penggunaan dari aplikasi SIARDINA untuk kegiatan pengurusan surat pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang kurang baik karena aplikasi belum digunakan sepenuhnya sehingga ada beberapa kegiatan yang masih dilakukan secara manual. Kemudian, kendala yang ditemukan dalam menggunakan aplikasi SIARDINA dalam pengurusan surat yaitu tidak adanya buku petunjuk, sistem dari aplikasi tidak dapat merespon instruksi dari pengguna, dan kesalahan pada pemberian nama di dalam aplikasi yaitu isi surat yang seharusnya merupakan perihal surat.

The final project report is titled Implementasi SIARDINA (Sistem Informasi Arsip Dinamis) Dalam Pengurusan Surat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Magelang. The purpose of this final report is to know about urgency of the implementating SIARDINA (Sistem Informasi Arsip Dinamis) application in mail handling, implementation of SIARDINA application which includes management of incoming mail and outgoing mail using the SIARDINA application, and the obstacles of the used of SIARDINA application. The methods used in this research are interviews, literature studies, and participatory observation. First, interviews was conducted by asking question to the officer in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang. Second, literature studies was conducted by exploring the relevant literature of the final report which is implementation of SIARDINA application in mail handling. Third, participatory observation has been done during interships program in related institutions. The conclusion in this final report is the used of SIARDINA application for mail handling in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang is not good because the application has not been fully utilized so there are some activities that are still done manually. Then, the obstacles that found in using the SIARDINA application in mail handling are there is no manual book about the application, the system of the application wont respond to instructions from the user, and theres something wrong on the naming from the application that isi surat are actually perihal surat.

Kata Kunci : Implementasi, Aplikasi, Pengurusan Surat