IMPLEMENTASI PENGURUSAN SURAT MASUK MENGGUNAKAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PERSURATAN DINAS (SIPD) DI DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

SITI AROFAH, Widiatmoko Adi Putranto, S.S., M.L.I.M.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas mengenai pengurusan surat masuk menggunakan aplikasi SIPD di Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi. Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui implementasi aplikasi SIPD, sarana dan prasarana yang digunakan, analisis faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi aplikasi SIPD. Tugas Akhir ini menjelaskan proses awal penerimaan surat masuk sampai menjadi e-surat dan pendistribusiannya ke dalam web surat.migas.esdm.go.id. Pengumpulan data dilakukan melalui empat metode yaitu observasi partisipatif, wawancara, studi pustaka, dan kuesioner. Observasi partisipatif dilakukan dengan cara melakukan praktik kerja lapangan selama dua bulan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Wawancara dilakukan kepada programmer, assistant programmer, arsiparis, dan petugas arsip untuk menambah informasi tentang kesesuaian yang terjadi di lapangan. Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan data secara teoritis demi memperkuat paparan Tugas Akhir. Kuesioner dilakukan untuk mengetahui signifikansi keberadaan SIPD menurut para user yang menggunakan. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah implementasi pengurusan surat masuk dengan aplikasi SIPD dilakukan oleh user operator. Sarana dan prasarana yang menunjang penggunaan aplikasi ini sudah tersedia. Berdasarkan analisa faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi aplikasi SIPD, terdapat kelebihan dan kekurangan dalam penggunaan aplikasi ini. Kelebihan dari implementasi aplikasi SIPD yaitu efisiensi waktu dan anggaran belanja, produktivitas kerja meningkat, keamanan data terjamin. Kekurangannya adalah tidak adanya pedoman resmi dan belum dilakukan uji keabsahan surat elektronik di SIPD.

This Final Paper discusses the management of incoming mail using the SIPD application at the Directorate General of Oil and Gas. This Final Paper aims to determine the implementation of SIPD applications, facilities and infrastructure used, excess and disadvantages in applying SIPD. This Final Paper explains the initial process of receiving mail into e-mail and distributing it on the web surat.migas.esdm.go.id. The method of collecting data are observation, interview, literature reviews, and questionnaire. The participant observation is conducted by doing a field work practice for two months at the Directorate General of Oil and Gas. Interview is conducted to clarify information by asking questions to programmer, programmer assistant, and archivist who conduct the archival work in accordance with reality that happened in field. Literature reviews is conducted to collect data theoretically in order to strengthen the theoretical foundation of Final Paper. The questionnaire is done to determine the existence of Aplikasi Sistem Informasi Persuratan Dinas according to the users who use. The conclusion of this Final Paper is the implementation of incoming mail management using SIPD by the user operator. The tools and infrastructure that support this application are already available. Based on analysis of the factors affecting the application of SIPD, there are both strengths and weakness in the use of this application. The strengths of the implementation of time efficiency and spending, employment productivity increases, security of data guaranteed. The weakness is the absence of official guidelines and has not been conducted e-mail validity test in SIPD.

Kata Kunci : Implementasi, Sistem Informasi Persuratan, Pengurusan Surat Masuk