Penataan Arsip Paten Di Direktorat Penelitian Universitas Gadjah Mada

PRESCILIA A S, Lastria Nurtanzila, S.IP., M.A.P.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Seksi HKI Direktorat Penelitian UGM sebagai pusat layanan Hak Kekayaan Intelektual (HKI) di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Arsip yang ada terkait perlindungan paten dan hak kekaayan intelektual lainnya. Penulisan ini lebih jauh menguraikan tentang jenis, kondisi, dan jumlah arsip paten; penataan arsip paten; sarana dan prasarana serta kendala yang dihadapi. Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan melalui kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Seksi HKI Direktorat Penelitian UGM. Wawancara dilakukan kepada kepala dan staf Seksi HKI serta arsiparis UGM. Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari dan menganalisis teori yang akan digunakan untuk memperkuat uraian yang ada dalam tulisan ini. Kegiatan penataan arsip paten terdiri dari perbaikan data paten, proses klasifikasi dan penataan, digitalisasi arsip, pembungkusan arsip, serta penyimpanan arsip ke dalam boks. Kesimpulannya adalah proses penataan berjalan dengan baik meskipun masih terdapat kendala yang dihadapi seperti tidak adanya sumber daya manusia khusus pengelola arsip, kesulitan menganalisis fungsi kegiatan untuk pembuatan klasifikasi arsip, serta sarana dan prasarana

Section of Intellectual Property Rights Directorate of Research Universitas Gadjah Mada as a service center for intellectual property rights in the university. The records are about securing a patent and the other intellectual property rights. The final project describes the condition of patent records, the arrangement, the facilities and infrastructure, and the obstacles faced. The methods of collecting data are observation, interview, and literature study. The observation was done by internship at Section of Intellectual Property Rights Directorate of Research Universitas Gadjah Mada. Interview was done by asking head and staff section of Intellectual Property Rigts and archivist from Universitas Gadjah Mada. Literature study was done by looking for and analyzing theoris that will be used to strengthen description in this paper. Arrangements patent records consist of repairing datas; classification procces and arrangement; digitisation of records; records wrapping; and the last storage records on the boxes. The conclusion is the arrangement can be done easily although there are some obstacles faced like the absence of human resources, difficulty analyzing activities for making records classification, as well as facilities and infrastructure.

Kata Kunci : penataan arsip, arsip paten, hak kekayaan intelektual