FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISFILE BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS WONOSARI II

RIRIS DITA ANGGRAINI, Akhmadi, S.Kp., M.Kes., M.Kep., Sp.Kep.Kom

2019 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar belakang : Pada 25 Oktober 2018 sampai 12 Januari 2019, kondisi ruang Rekam Medis di Puskesmas Wonosari II dalam proses perbaikan sehingga ruang dipindahkan ke tempat terbuka untuk sementara waktu selama proses perbaikan. Setelah itu, terjadi peningkatan jumlah misfile berkas rekam medis setelah proses pemindahan ruang Rekam Medis ke ruang sementara. Misfile dapat berakibat pada ketidaksinambungan data pasien. Tujuan : Menganalisis Faktor Penyebab terjadinya Misfile Berkas Rekam Medis di Puskesmas Wonosari II. Metode : Jenis Penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian ini adalah 4 orang petugas Rekam Medis. Objek penelitian ini adalah Data Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis, Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis beserta SOP. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil : Riwayat Intensitas Kejadian Misfile mengalami peningkatan setelah pemindahan Ruang Rekam Medis ke Ruang Sementara, kemudian mengalami penurunan ketika kembali. Upaya yang dilakukan Petugas apabila terjadi misfile adalah memaksimalkan pencarian dan membuatkan berkas rekam medis sementara bila tidak ditemukan. Faktor Penyebab misfile pada unsur Man yaitu terkait Pendidikan dan Pelatihan serta Ketelitian Petugas. Unsur Materials yaitu Map Rekam Medis dan Bahan Tracer. Unsur Methods yaitu SOP, Penggunaan Tracer, dan Proses Pemindahan Ruang. Unsur Machines yaitu Rak Sortir dan Rak Penyimpanan. Unsur Money yaitu Dana Penggantian Map Rekam Medis. Kesimpulan : Terdapat beberapa Faktor Penyebab misfile di Puskesmas Wonosari II berdasarkan 5 Unsur Manajemen yaitu Man, Materials, Methods, Machines, dan Money. Kata Kunci : Perbaikan Ruang, Faktor Penyebab, Rekam Medis, Misfile.

Introduction : On October 25th, 2018 until January 12nd, 2019, The condition of Medical Record room in Puskesmas Wonosari II being repaired so that it moved to an open space for a while during repairing process. After that, there are an increasing number of medical record's misfile during moving process of medical record's room to the temporary room. Misfile can be effect on discontinuity patient data. Purpose : Analyzing the factors that cause misfile of medical record in Puskesmas Wonosari II. Methods : The research uses descriptive analysis with qualitative approach. The subjects of this research are 4 medical recorder. The object of this research is Medical Record's misfile case data, Medical Record Filing system and SOP. The technique of data collection by interview, observation, and documentation study. Validity test of data is using triangulation source and tehnique. Result : The intensity history of misfile was increased after moved process of medical record's room into temporary room, then decreased when turn back. The effort made by officer if misfile happen is maximizing search and making temporary medical record if not found. The causative factors on man's element is officer's education with training and carefulness of officer. Materials' element are medical record's folder and tracer's material. Method's element are SOP, the use of tracer, and room moving process. Machines' element are sorting's racks and storage racks. Money's element is Replacement funds of Medical record's Folder. Conclusion : There are several factors that cause misfile in Puskesmas Wonosari II based on 5 elements of management, i.e. man, materials, methods, machines, and money. Keywords : Room Improvement, The causative factors, Medical Record, Misfile.

Kata Kunci : Perbaikan Ruang, Faktor Penyebab, Rekam Medis, Misfile.