PENGOLAHAN ARSIP FOTO DI DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN KLATEN

EDY KOERNIAWAN, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan Laporan Tugas Akhir ini merupakan hasil pengumpulan data dari Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten. Kajian ini mendeskripsikan mengenai gambaran umum dan proses pengolahan arsip foto di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten. Kajian ini bertujuan untuk memahami jenis, volume dan kondisi arsip; proses pengolahan; serta sarana prasarana dan kendala yang dihadapi selama pengolahan arsip foto. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam kajian ini. Pertama, observasi dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses mengolah arsip foto. Kedua, tanya jawab dilakukan dengan mewawancarai personil dalam Bidang Kearsipan. Ketiga, studi pustaka dilakukan dengan mencari referensi yang relevan seperti buku, jurnal dan artikel. Kesimpulan yang dihasilkan dari kajian ini terbagi menjadi empat. Pertama, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten menyimpan arsip foto sebanyak 750 lembar foto dalam bentuk album. Secara umum, mayoritas arsip foto masih dapat dibaca informasinya walaupun ada beberapa yang mulai memudar warnanya. Kedua, pengolahan arsip foto dimulai dengan seleksi, pembuatan skema klasifikasi, pendeskripsian, manuver kartu deskripsi dan fisik arsip, pemberian nomor definitif, memasukkan arsip foto ke dalam amplop, membuat guide, penataan dan penyimpanan arsip foto, serta pembuatan daftar arsip. Ketiga, sarana prasarana yang digunakan adalah ruang penyimpanan arsip, bolpoin, paper clip, pensil, penggaris, kartu deskripsi, amplop, boks, guide, roll opack dan laptop. Terakhir, kendala yang dapat diidentifikasi dalam pengolahan arsip foto antara lain pada saat proses pendeskripsian, belum ada skema klasifikasi dan sarana prasarana yang belum memadai.

This final report writing is the result of data collection from Field Work Practice conducted in Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten. This study discusses a general overview and managing procedure of photographic archives in Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten. This study aims to understand type, volume and condition of archives; managing procedure; infrastructures and obstacles that faced during the processing of photographic archives. There are three methods that used in this study. First, the observation that has been done by directly participating in the managing of photographic archives. Second, interview conducted by interwieving the personnel at Archival Section. Third, literature study that has been done by looking for relevant reference such as books, journal and articles. This study results four conclusions. First, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten stores 750 photographic archives in photo album. In general, the information in photographic archives can still be read, but there are several photographic archives that start to fade the color. Second, the managing of photographic archives is started by selection, making classification scheme, description, maneuvering of the description card and physical, giving definitive numbers, inserting photographic archives into envelopes, making guide, arranging and storing photographic archives, and creating finding aids. Third, the infrastructures used are: archives storage room, pen, paper clip, pencil, ruler, description card, envelopes, boxes, guide, roll opack an laptop. Last, the obstacles identified in this managing procedure of photographic archives are during description, lack of the classification scheme, and infrastructures facilities are inadequate.

Kata Kunci : Pengolahan, Arsip Foto, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten.