PEMBERKASAN ARSIP SUBSTANTIF DI BIDANG PETERNAKAN DINAS PERTANIAN DAN KETAHANAN PANGAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

ISNAINI FADHOLI, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini berjudul Pemberkasan Arsip Substantif di Bidang Peternakan Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan tugas akhir ini adalah untuk mendeskripsikan proses pemberkasan arsip substantif, proses penemuan kembali, serta kendala yang dihadapi di Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk kajian ini terdiri dari, studi pustaka, observasi-partisipatif, dan wawancara. Studi Pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan penelitian terhadap buku-buku, jurnal, catatan yang relevan terkait pemberkasan arsip substantif. Pada metode observasi partisipasi peneliti terlibat langsung dalam kegiatan pemberkasan arsip substantif di Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY. Wawancara adalah kegiatan tanya jawab yang dilakukan antara pewawancara dengan narasumber terkait dengan pemberkasan Arsip Substantif. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah Bidang Peternakan Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY melakukan pemberkasan dengan beberapa tahapan, yaitu pemeriksaan, penyortiran, pemberian kode dan indeks, tunjuk silang, pelabelan, dan penyimpanan berkas. Tahapan penemuan kembali arsip substantif yaitu pencarian, temu balik, pencatatan pada lembar peminjaman, memberikan arsip ke pengguna, memberi out indikator. Kendala yang dihadapi dalam melakukan pemberkasan arsip substatif yaitu sumber daya manusia yang masih kurang memahami tugas, pokok dan fungsi dan tidak adanya alat scanning yang belum memiliki standar.

This Final Project is entitled Filing Substantive Record in Bidang Peternakan Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakrta. The purpose of this final project is to describe the process of filing substantive records, the process of rediscovery, and the obstacles faced in Bidang Peternakan Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakarta. The data collection method used by the author for this study consisted of literature, study observation participatory, and interviews. Literatur study hass been do conducting research on books, journals, relevant records related to filing record substantive. The participatory observation method has been do is directly involving in the substantive archive filing activities in the Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY. Interviews are has been done through interview question and answer activities conducted between interviewers and resource persons related to submission of substantive records. The conclusion of this Final Project is the Bidang Peternakan Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY conducting filing with several stages, namely inspecting, segregrating, coding and indexing, cross refference, labeling, and file storage. Stages of rediscovering substantive records, namely search, return meeting, recording on the loan sheet, providing archives to the user, giving out indicators. Constraints faced in conducting substantive filing are human resources who still lack understanding of the tasks, principal and functions and the absence of scanning tools that do not yet have a standard.

Kata Kunci : pemberkasan, arsip substantif