TINJAUAN PELAKSANAAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DARI FAMILY FOLDER MENJADI PERSONAL FOLDER DI PUSKESMAS PAJANG SURAKARTA

TITIS AULIA RAHMANIA, dr.Tridjoko Hadianto, DTM&H.,M.Kes.

2019 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar belakang: Perubahan sistem penyimpanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Demikian pula dengan Puskesmas Pajang Surakarta yang sedang melakukan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder. Hal tersebut dilakukan berdasarkan pertimbangan dari banyaknya kendala yang dihadapi dalam menggunakan sistem penyimpanan berkas rekam medis family folder dan kelebihan sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. Tujuan: Mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder. Metode: Penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, rancangan penelitian menggunakan studi kasus. Pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Subjek pada penelitian ini adalah 4 petugas rekam medis dan 1 orang koordinator rekam medis sebagai triangulasi sumber. Hasil: Perubahan dilakukan mulai Agustus tahun 2018 sampai saat ini masih dalam tahap perubahan. Hal-hal yang dipersiapkan dalam pelaksanaan perubahan pada sistem penyimpanan ini meliputi : sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana dan perencanaan anggaran. Hambatan dalam pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder yaitu pemesanan map dan rak yang lama, penyesuaian petugas dalam pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan tersebut dan masih terjadi misfile dikarenakan kurangnya ketelitian dari petugas rekam medis. Kesimpulan: Prosedur pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder di Puskesmas Pajang Surakarta sudah dilakukan secara urut dan bertahap. Akan tetapi pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan ini masih terdapat beberapa hambatan salah satunya adalah pada aspek sarana dan prasarana. Sebaiknya perlu adanya target pelaksanaan terkait pemesanan rak dan map rekam medis serta segera merealisasikan pelebaran ruang penyimpanan rekam medis.

Background : Changes in the storage system of medical records in health care facilities can occur. Similarly, the Surakarta Pajang Health Center is making changes to the storage system of medical record files from the family folder to a personal folder. This is done based on the consideration of the many obstacles encountered in using the storage system of the medical record file family folder and the excess storage system of the personal folder medical record file. Objective: This study aims to determine the implementation of changes in the storage system of medical record files from the family folder to personal folders in the Pajang Surakarta Health Center. Methods: Descriptive research with a qualitative approach, the study design uses case studies. Data collection uses observation, interviews and documentation studies. The subjects in this study were 4 medical record officers and 1 medical record coordinator as source triangulation. Result : Changes to the storage system of medical record files from the family folder into personal folders starting from August 2018 are still in the stage of change. Matters prepared in implementing changes to the storage system include: human resources (HR), infrastructure and budget planning. Obstacles in the implementation of changes to the storage system of medical record files from the family folder into personal folders, namely ordering old maps and shelves, adjusting officers in carrying out changes to the storage system and misfiles still occurring due to lack of accuracy from medical record officers. Conclusion: The procedure for implementing changes to the storage system of medical record files from the family folder into personal folders in the Pajang Surakarta Health Center is in order and gradually. It is recommended that there be an implementation target related to ordering shelves and medical record folders as well as immediately realizing the merger of medical record storage space.

Kata Kunci : family folder, personal folder,perubahan penyimpanan