DIGITALISASI ARSIP VITAL DI DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA DIY

RENDIKA YOGA PRADANA, Widiatmoko Adi Putranto, S.S., M.L.I.M.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui kegiatan digitalisasi arsip vital Di Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY. Arsip vital yang menjadi fokus kegiatan adalah arsip pertanahan yang dimiliki oleh Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY. Kegiatan digitalisasidimulai dari pemilahan arsip, pembuatan folder penyimpanan, pemindaian (scanning) dan penyimpanan arsip. Penyusunan Tugas Akhir ini menggunakan 3 metode pengumpulan data yaitu observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipasi dilakukan dengan pengamatan dan ikut melaksanakan proses kegiatan digitalisasi arsip pertanahan. Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak terkait untuk memperoleh data yang valid.Studi pustaka dilakukan dengan mencari sumber referensi yang berkaitan dengan kegiatan digitalisasi. Pelaksanaan digitalisasi arsip pertanahan di Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY sudah berjalan selama setahun terakhir ini. Namun, masih terkendala dengan beberapa permasalahan seperti kondisi arsip yang rusak secara fisik disebabkan oleh kurangnya kepedulian dalam merawat arsip dari instansi. Selain itu keterbatasan kemampuan sumber daya manusia dalam penggunaan sarana dan prasarana menjadi tantangan yang mendasar dalam pelaksanaan digitalisasi.

This Final Project aims to find out the vital archive, digitization process in the Special Regions of Yogyakarta Education, Youth and Sports Office. The vital archive, that is the focus of the activity is the land archive owned by the Apecial Regions of Yogyakarta Education, Youth and Sports Office. Digitization process start from sorting, making folders for storage, scanning and storing archives. This Final Project uses 3 methods of data collection, namely participation observation, interview, and literature study. Observation of participation is done by observing and participating in carrying out the process of digitizing land records.Interviews are conducted directly with related parties to obtain valid data. Library studies are conducted by looking for reference sources related to digitization activities. The land archives digitization process at the Special Regions of Yogyakarta Education, Youth and Sports Office has been running for the past year. However, it is still constrained by several problems such as the physical condition of damaged records caused by lack of concern in caring for records from the office. In addition, the limited ability of human resources in the use of facilities and infrastructure is a fundamental challenge in the implementation of digitization.

Kata Kunci : digitalisasi, arsip vital, arsip pertanahan