PENGOLAHAN ARSIP KARTOGRAFI DAN KEARSITEKTURAN DI KAWEDANAN HAGENG PUNAKAWAN WIDYABUDAYA KERATON NGAYOGYAKARTA HADININGRAT

ALFIAN ANGGRAINI, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Kajian ini membahas tentang Pengolahan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan di Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya Keraton Ngayogyakarta Hadiningrat. Widyabudaya merupakan unit kerja yang bertugas untuk mengelola dan menyimpan arsip statis yang ada di Keraton. Kajian ini bertujuan untuk mengetahui kondisi arsip, proses pengolahan, sarana dan prasarana serta kendala selama pengolahan arsip kartografi dan kearsitekturan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam kajian ini yaitu studi pustaka untuk mencari referensi yang relevan, observaasi dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses pengolahan arsip, tanya jawab dengan mewawancarai abdi dalem untuk menambah informasi yang relevan dengan kajian. Kesimpulan yang dihasilkan dari kajian ini yaitu arsip kartografi dan kearsitekturan tercipta pada tahun 1830-1940. Volume arsip terdiri dari 32 lembar arsip kartografi dan 36 lembar arsip kearsitekturan dalam keadaan tidak teratur. Pengolahan arsip dimulai dari tahap survei arsip, pemilahan arsip, deskripsi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, manuver kartu dan penomoran definitif, manuver fisik dan pelabelan, penataan arsip, dan membuat daftar arsip kartografi dan kearsitekturan. Sarana dan prasarana yang digunakan adalah alat tulis kantor, kartu deskripsi, paper clip, kertas minyak, kertas kising, komputer, apar, AC, tempat pengolahan, dan tempat penyimpanan. Kendala yang dapat diidentifikasi antara lain terbatasnya SDM, penggunaan bahasa asing dalam informasi arsip belum ada pedoman klasifikasi, serta sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang sesuai standar.

This study discuss about Managing of Cartographic and Architectural Archives in Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya Keraton Ngayogyakarta Hadiningrat. KHP. Widyabudaya is an organization that in charge for arrange and keeping archives of Keraton. The purpose of this study is to know about the condition, managing prosedur, infrastructure and obstacles during the managing of cartographic and architectural archives. The method of collecting data that used in this study are literature review that used for searching the reference which is relevant with the topic, observation which done has been participation in the process of mananging archives, question and answer by abdi dalem for adding same relevant information with the study. The conclusion of this study is cartographic and architectural archives was created in 1830-1940. Volume of archives is consist of 32 sheet of cartographic archives and 36 sheet of architectural archives in irregular state. The managing of archives start from archive survey stage, sorting, description, creating organization of archive arrangement scheme, card maneuvering and definition number, physical maneuvering and labeling, arrangement of archive, making finding aids cartographic and architectural archives. The infrastructures used are the organization are office stationery, description card, paper clip, oiled paper, kissing paper, computer, fire extinguisher, Air Conditioner, a room for arrangement, and a room for keeping archives. The obstacles in this study are the limited of human resources, the used of foreign language in the information of archives, the lack of classification guidelines, and infrastructure of keeping archives.

Kata Kunci : pengolahan arsip, kartografi dan kearsitekturan, Widyabudaya