IDENTIFIKASI DAN ANALISIS PROCUREMENT MATERIAL LONG LEAD DALAM PROYEK EPC PEMBANGUNAN FASILITAS PRODUKSI GAS DI PT PERTAMINA EP

Aris Sawadi Susilo, Suadi, M.Agr.Sc., Ph.D

2019 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN (KAMPUS JAKARTA)

Salah satu faktor utama yang menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan lama pelaksanaan proyek adalah lama delivery long lead item yang berpengaruh dalam proyek. Peralatan utama yang tidak terpasang dan beroperasi tepat waktu, dapat berpengaruh dalam pemasangan peralatan lain selanjutnya. Berdasarkan data peralatan utama yang didapat pada fase engineering, tim procurement akan membuat requisition ke vendor untuk dapat menentukan beberapa peralatan yang dapat dikategorikan ke dalam material critical. Klasifikasi ini bertujuan untuk mendapatkan daftar long lead item dan dapat dipakai dalam pengambilan keputusan sebagai langkah awal untuk mendukung pencapaian pelaksanaan proyek tepat waktu. Penelitian mengidentfikasi dua peralatan utama sebagai material long lead item, yaitu compressor dan dehydration unit package. Waktu delivery peralatan terlama dari suatu proyek diukur dari delivery time yang ditawarkan vendor berdasarkan quotation yang diterima. Berdasarkan data tahapan placing order material compressor dan dehydration unit package diperoleh standar waktu delivery antara 360-500 hari, sedangkan delivery time pengiriman peralatan Compressor dan Dehydration Package aktual adalah 570-660 hari. Permasalahan keterlambatan pengiriman ini diidentifikasi dengan menggunakan alat manajemen kualitas yaitu Cause & Effect Diagram. Melalui penelitian ini telah diidentifikasi beberapa faktor penyebab keterlambatan pada proses placing order tersebut dari sisi owner dalam hal ini Pertamina EP, kontraktor EPC, maupun vendor/supplier, antara lain: kurangnya keterlibatan owner dalam penyusunan prosedur yang diusulkan kontraktor EPC, monitoring delivery time material long lead yang dilakukan kontraktor EPC tidak maksimal, dan vendor/supplier tidak proaktif memberikan informasi kepada kontraktor EPC terkait dengan status material yang di order. Salah satu cara untuk meminimalisir keterlambatan pada proses placing order material long lead adalah dengan menerapkan model kontrak EPC dengan LLI (Long Lead Item) secara terpisah, dimana owner yang secara langsung melakukan pembelian material dan peralatan yang dikategorikan dalam material long lead sehingga dapat memperpendek overall project schedule dan penghematan biaya pembelian material. Secara keseluruhan, penelitian menujukkan perlunya koordinasi yang lebih intensif, komunikasi, dan manajemen kontrak yang lebih jelas karena kompleksitas proyek dan banyaknya pihak yang terlibat, yakni owner, kontraktor EPC, dan vendor LLI.

In determining the length of project implementation, one of the main factors that was taken into consideration was the long delivery time of long lead items that had an effect on the project. If the main equipment is not installed and operates on time, this can affect the installation of other equipment later. Based on the main equipment data obtained in the engineering phase, the procurement team will make a requisition to the vendor to be able to determine several equipment that can be categorized into critical material. This classification aims to get a list of long lead items and can be used in decision making as a first step to support the achievement of project implementation on time. The study identified two main equipment as a long lead item, namely a compressor and a dehydration unit package. The longest delivery time of a project is measured by the delivery time offered by the vendor based on the quotation received. Based on data from the stages of placing order of compressor material and dehydration unit packages, the standard delivery time is between 360 - 500 days, while the delivery time of the actual Compressor and Dehydration Package equipment is 570 -660 days. Problems with delays in shipping are identified using quality management tools, namely Cause & Effect Diagram. Through this research, several factors have been identified for delay in placing the order from the owner, in this case Pertamina EP, EPC contractor, as well as vendors / suppliers, among others: lack of owner involvement in the proposed procedure for EPC contractors, monitoring delivery time material the leads made by the EPC contractor are not optimal, and the vendor / supplier does not proactively provide information to the EPC contractor regarding the status of the ordered material. One way to minimize delays in placing orders for long lead material is to apply an EPC contract model with LLI (Long Lead Item) separately, where the owner directly purchases material and equipment categorized in long lead material so that the overall project can shorten schedule and cost savings for material purchases. Overall, the research shows the need for more intensive coordination, communication and contract management due to the complexity of the project and the many parties involved, namely the owner, EPC contractor, and LLI vendor.

Kata Kunci : kontrak EPC, long lead item, placing order material, delivery time