PEMANFAATAN APLIKASI E-SURAT UNTUK KOMUNIKASI ORGANISASI DI LINGKUNGAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

ERISTI DWI AL M, Titi Susanti, S.S., MPA.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang kegiatan pengurusan surat menggunakan aplikasi e-Surat. Aplikasi e-Surat dikembangkan untuk mempermudah manajemen dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar supaya terdapat acuan keseragaman dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara otomasi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan aplikasi e-Surat dalam komunikasi organisasional di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu, observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Observasi partisipatif yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan dan praktik secara langsung di lokasi objek kajian Tugas Akhir. Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan dengan cara tanya jawab pada narasumber yang paham terhadap topik kajian Tugas Akhir. Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dari berbagai bahan pustaka untuk dijadikan referensi kepenulisan. Pemanfaatan aplikasi e-Surat untuk menunjang komunikasi organisasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memberikan dampak yang cukup signifikan dalam kegiatan pengurusan surat, baik pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Terdapat dua aktivitas komunikasi organisasi yang terbantu dengan adanya aplikasi e-surat yaitu downward communication menggunakan disposisi dan upward communication menggunakan nota dinas. Beberapa kendala yang penulis temukan sebagian besar merupakan kendala yang bersifat teknis. Fitur yang terdapat dalam aplikasi e-Surat juga belum digunakan sepenuhnya karena masih terkendala oleh peraturan yang sedang dalam tahap pengembangan.

This Final Project discusses about the mail handling process by using e-Surat application. e-Surat application was developed to facilitate management and distribution both incoming and outgoing mail, so that there is a reference for similarity in the management of incoming and outgoing mail automation. The purpose of this research is to know the utilization of e-Surat application in organizational communication at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. There is three methods were used in compiling this Final Project, including library study, participative observation and interviews. Library study is a technique of collecting data from various library materials as writing reference. Participatory Observative is data collection that conducted by observation and practice directly at the location from the object of Final Project study. Interview as the process of obtaining information by asking the information to the informants which understanding the topic of the Final Project.. Utilization of e-Surat application at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah has a significant impact for mail handling task, both in incoming and outgoing mail. There are two organizational communication activities that are helped by the existence of e-Surat application, such as downward communication using disposition and upward communication using nota dinas. Some of the obstacles that the authors found were mostly technical constraints. The features contained in e-Surat application have not been fully used, because of the on going regulations development.

Kata Kunci : e-Surat, Pengurusan Surat, Komunikasi Organisasi.