PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI RECORD CENTER FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

SALMA NABILA FIRDAUS, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang pengolahan arsip dinamis inaktif di Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Fakultas Pertanian UGM. Laporan ini dibuat berdasarkan Praktik Kerja Lapangan yang telah dilakukan. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk melakukan pengolahan arsip dinamis inaktif di Fakultas Pertanian UGM, sehingga arsip dinamis inaktifnya dapat tertata dengan baik dan memudahkan dalam proses temu balik. Selain itu, juga untuk mengetahui proses temu balik arsip dinamis inaktif, serta kendala yang dihadapi. Ada beberapa metode yang digunakan untuk mengumpulkan data sebagai bahan penulisan Laporan Tugas Akhir ini, yaitu observasi dan partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dan partisipasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan ikut serta dalam kegiatan yang akan diteliti. Wawancara yaitu metode pengumpulan data dengan menanyakan langsung apa yang ingin diketahui kepada narasumber. Studi pustaka, yaitu metode pengumpulan data dengan mencari informasi dari bahan pustaka. Fakultas Pertanian UGM melakukan pengolahan arsip sejak pemindahan arsip dinamis inaktif ke Record Center, pemilahan dan pengelompokan arsip, pendeskripsian arsip, manuver arsip, memasukkan arsip kedalam boks dan pembuatan label. Ada beberapa sarana dan prasarana yang digunakan di Fakultas Pertanian UGM untuk menunjang proses pengolahan arsip, akan tetapi sarana dan prasarana yang digunakan di Fakultas Pertanian UGM belum sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku. Selain itu ada beberapa kendala yang dihadapi oleh Fakultas Pertanian UGM, seperti kendala dalam hal sarana dan prasarana, SDM, dan tidak adanya SOP..

This final report is discussing about the processing of inactive records in the Record Center Faculty of Agriculture Universitas Gadjah Mada, facilities and infrastructure that used in Record Center Faculty of Agriculture Universitas Gadjah Mada, and the obstacles faced in the processing of inactive records at the Faculty of Agriculture UGM. This report is based on the professional placement that have been done. The purpose of this Final Project is to conduct inactive records processing at the Faculty of Agriculture UGM, so that the inactive dynamic archives can be arranged well and facilitate in the process of retrieval. In addition, also to know the process inactive record retrieval and constraints faced. There are several methods used to collect data as a material of writing this Final Report, namely observation and participation, interviews, and literature study. Observation and participation is a method of data collection by observing and participating in activities to be studied. Interviews are methods of collecting data by asking directly what it wants to know to the source. Literature study, the method of collecting data by finding information from books, articles, journals, final project, or constitution. Faculty of Agriculture UGM performs inactive records processing since moving the incactive records, sorting and grouping, description, maneuvers, inserting inactive records into boxes and labeling. There are several records facilities and infrastructures used in Faculty of Agriculture UGM, but it is not in accordance with the applicable rules. In addition there are some obstacles faced by the Faculty of Agriculture UGM, such as constraints in terms of facilities and infrastructure, human resources, and does not have standard operating procedures.

Kata Kunci : Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Pengolahan, Record Center