SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGAJUAN KEGIATAN PEGAWAI DAN MAHASISWA DEPARTEMEN TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA

FEBRIYAN YOGA P, Muhammad Fakhrurrifqi, S.Kom., M.Cs.

2018 | Tugas Akhir | D3 Komputer dan Sistem Informasi

Pengajuan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan keuangan dan perizinan dalam pelaksanaan suatu kegiatan, masih dilakukan secara manual menggunakan proposal atau dokumen lain yang dibutuhkan. Persetujuan pengajuan kegiatan tersebut juga harus melalui proses birokrasi yang panjang dan masih berubah-ubah. Akibatnya proses pengajuan kegiatan membutuhkan waktu yang lama dan terjadi komunikasi yang kurang baik antara pihak yang terlibat. Proposal atau dokumen yang disertakan juga belum tersimpan dengan baik. Berdasarkan masalah tersebut, perlu dikembangkan Sistem Informasi Manajemen Pengajuan Kegiatan Pegawai dan Mahasiswa, yang menangani proses pengajuan kegiatan dan dapat mengelola perubahan dalam proses persetujuan pengajuan kegiatan tersebut. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Codeigniter, javascript dengan framework Jquery, webserver Apache dan basis data MySQL. Tujuan dibuat Sistem Informasi Manajemen Pengajuan Kegiatan Pegawai dan Mahasiswa agar proses pengajuan kegiatan menjadi lebih mudah dilakukan dan dipantau serta apabila terjadi perubahan alur proses persetujuan dapat dikelola dengan baik. Dari hasil pengujian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Pengajuan Kegiatan Pegawai dan Mahasiswa berhasil dibangun dan dapat membantu proses pengajuan kegiatan di Departemen Teknik Elektro dan Informatika. Beberapa saran yang diperoleh penulis yaitu alert dan notifikasi pada sistem lebih diperjelas di setiap interaksi dengan pengguna dan penggunaan captcha yang lebih user friendly.

Submission of activities to meet the financial needs and permit to the activity enforcement at the Electrical and Informatics Department, Vocational School, Universitas Gadjah Mada has been done manually by submitting proposals or other documents needed. Approval of the activities submission also have to go through a long and unsettled bureaucratic process. As the result, the activities approval take a long time and there are often misunderstandings between parties involved. In addition, proposals or documents submitted are also often lost because there is no settled procedure to manage not small amount of proposals. Based on the problem, it is necessary to develop Management Information System for Employee and Student Activity Submission which handles the process of submitting activities and can manage the changes in the approval process. This system is built using PHP programming language with Codeigniter framework, javascript with Jquery framework, Apache webserver and MySQL database. The purpose of this system developmet is to make the process of submitting activities become easier to do and monitored also if there is a change in the approval process can be managed properly. From the results of tests that have been done, it can be concluded that Management Information System for Employee and Student Activity Submission is successfully built and can assist the process of activities submission in Teknik Elektro dan Informatika Department. For the sugestion, the alerts and notifications on the system more clarified in every interaction with users and the use of captcha that is more user friendly.

Kata Kunci : Sistem informasi, pengajuan kegiatan, monitoring, PHP, Codeigniter