Evaluasi Penyusutan dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Inap Inaktif di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo

RATNA NURUL HIDAYAH, Angga Eko Pramono

2018 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Penyusutan terakhir tahun 2016 di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo pada rekam medis masa simpan kurang dari 5 tahun. Rekam medis rawat inap aktif yang diinaktifkan bila diperlukan tidak dapat ditemukan karena berada di penyimpanan inaktif. Terdapat SPO mengatur penyusutan, penyimpanan rekam medis inaktif, dan pemusnahan. Rekam medis inaktif tidak disimpan sesuai pedoman penyimpanan rekam medis inaktif yang berlaku. Tujuan: Mengevaluasi penyusutan dan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap inaktif di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo. Metode: Jenis penenelitian ini deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan fenomenologi. Subjek penelitian dua petugas filing dan kepala subbagian rekam medis. Objek penelitian berkas rekam medis rawat inap, sarana penyimpanan, pelaksanaan penyusutan, dan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap inaktif. Teknik pengambilan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Uji Keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil: Penyusutan terakhir tahun 2016 terhadap rekam medis kunjungan pasien tahun 2013 ke belakang tanpa melihat masih aktif atau tidak. Sistem penyimpanan desentralisasi menyebabkan penyusutan rekam medis rawat jalan dan inap terpisah. Sistem penjajaran SNF memudahkan petugas mengambil rekam medis dengan jumlah banyak. Rekam medis rawat inap inaktif disimpan di empat ruangan dengan diikat, ditumpuk, dan diurutkan secara SNF. Hambatan penyusutan dan penyimpanan menyebabkan pelaksanaannya tidak maksimal. Kesimpulan: Pelaksanaan penyusutan dan penyimpanan rekam medis rawat inap inaktif tidak sesuai aturan yang berlaku. Hambatan dalam penyusutan dan penyimpanan rekam medis inaktif yaitu tidak adanya petugas penyusutan, pencatatan rekam medis inaktif, ruang penyimpanan rekam medis inaktif, dan kurangnya rak penyimpanan inaktif.

Background: The last depreciation in RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo in 2016 did on less than 5 years of medical record shelf life. That active medical records if needed cannot be found because was on inactive storage. There are SPO to regulate depreciation, inactive medical records storage, and destruction. The inactive medical records storage didn’t appropriate with inactive medical records storage regulation. Objective: To evaluate the depreciation and storage of in-patient inactive medical records storage at RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo. Method: Type and design research is descriptive qualitative approach and phenomenological. Research subject of two filing officers and Head of Medical Records Sub Division. The object are in-patient medical record records, storage facilities, and the implementation of depreciation and storage of inactive in-patient medical record. The data collection techniques are observation, interview, and documentation study. The validity test of data using sources and techniques triangulation. Results: The last depreciation at 2016 did on medical records of the patient visiting in 2013 backward without seeing it still active or not. Decentralized storage systems make depreciation separate between outpatient and inpatient records. The SNF makes it easy for officers to take a large number of medical records. Inactive in-patient medical records are stored in four room, tied up, stacked, and sequenced with SNF alignment. The Obstacles to depreciation and storage cause the implementation is not maximal. Conclusion: Implementation of depreciation and storage of inactive in-patient medical records is not in accordance with the rules. Obstacles in the preparation and storage of inactive medical records are the absence of depreciation employee, recording of inactive medical records, inactive medical record storage, and lack of inactive storage racks.

Kata Kunci : evaluasi, penyusutan, rekam medis inaktif