Aplikasi Paperless Office Berbasis Android

IDHAM MUHAMAD IRFANI, Irkham Huda, M.Cs.

2018 | Tugas Akhir | D3 ILMU KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI SV

Paperless office adalah suatu metode yang digunakan untuk mengurangi penggunaan kertas di dalam suatu organisasi dengan menggunakan teknologi. Salah satu teknologi yang dapat digunakan yaitu smartphone. Perangkat yang hampir dimiliki oleh setiap orang saat ini dan selalu dibawa ke mana-mana. Dengan membangun sebuah Aplikasi Paperless Office pada smartphone, maka pelaksanaan segala aktivitas manajemen dokumen di perkantoran seperti pengajuan dan persetujuan surat-surat penting akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah Aplikasi Paperless Office berbasis Android yang dapat digunakan kapan dan di mana saja untuk melakukan pengiriman, pengajuan dan persetujuan surat dengan cepat. Sehingga pegawai tidak lagi diharuskan bertemu secara langsung dengan pihak yang akan menanda tangani surat atau sekedar meminta pendapat dan persetujuan pihak terkait, serta menghemat penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi waktu pegawai. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Aplikasi Paperless Office berbasis Android ini mampu melakukan manejemen persuratan di dalam suatu instansi pemerintahan berdasarkan jenis-jenis surat yang ada. Mengolah informasi berdasarkan jabatan dan posisi pengguna yang login ke dalam aplikasi. Mengirim real-time notifikasi surat ke perangkat pengguna yang terhubung ke dalam jaringan internet.

Paperless office is a method that can be used to reduce the use of paper within an organization by implementing of technology. One of the technology that can be used is smartphone. A device that are almost owned by everyone nowadays and always carried everywhere. By creating a paperless office application in a smartphone, all of the document management activities in the office such as submission and approval of important letters can be done quickly and easily. This study aims to build an Android based Paperless Office Applications that can be used anytime and anywhere to make sending, submission and approval of letter quickly. So employees are no longer needed to meet directly with the parties who will sign the letter or just ask the opinion and approval of related parties, and save the paper use and improve the efficiency of employees times. The results show that this Android based Paperless Office Application is able to do letters management within an government based on the types of the letters. Showing information based on the user position that login into the application. Sends real-time incoming letter notifications to the user devices that connected to the internet network.

Kata Kunci : paperless office, android, surat elektronik, pemerintahan