PENGELOLAAN ARSIP KARTOGRAFI DAN KEARSITEKTURAN ERA HINDIA BELANDA DI UNIT ASSET OWNERSHIP DOCUMENTS AND FILES KANTOR PUSAT PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) BANDUNG

WIDI RAHMA WISESA, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas Akhir ini membahas Pengelolaan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan Era Hindia Belanda di Unit Asset Ownership Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Pemilihan tema tersebut dikarenakan dokumen kepemilikan aset merupakan dokumen vital yang tercipta dalam bentuk kartografi dan kearsitekturan. Jenis dan karakter dokumen membutuhkan pengelolaan yang khusus dan sesuai. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir adalah studi pustaka, observasi-partisipatif, dan wawancara. Studi pustaka menjadi dasar perbandingan antara teori dengan implementasi. Observasi dilakuan dengan mengamati, menganalisis dan berpartisipasi dalam pengelolaan dokumen selama kegiatan praktik kerja lapangan. Metode wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada narasumber untuk mendapatkan data yang valid. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah kondisi arsip kartografi dan kearsitekturan era Hindia Belanda di Unit Asset Ownership Document and Files yang usia rata-ratanya mencapai lebih dari 50 tahun dan banyak mengalami kerusakan, sehingga dikelola berdasarkan Model Pengelolaan Dokumen Kepemilikan Aset Era Hindia Belanda (1864-1942). Sarana prasarana yang digunakan sudah mengikuti standar yang ditetapkan dalam Pedoman Kearsipan perusahaan. Adapun kendala pengelolaannya antara lain belum adanya tunjuk silang antara dokumen dan penyimpannya yang saling terkait, serta kondisi kerusakan yang mempersulit kegiatan identifikasi, penggunaan bahasa asing dalam dokumen, yang menuntut kemampuan khusus dalam menerjemahkan isi informasi agar dokumen dapat diolah.

This final report to discusses Management of Cartographic and Architectural Archives Dutch East Indies Era in Unit Asset Ownership Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia(Persero). The reason of way the theme is about document of asset ownership is a vital document that many created in the form of cartography and architectural. The type and character of the document requires special and appropriate management. The methods in writing of the final report is literature study, participatory observation, and interviews. The literature study became the basis of comparison between theory and implementation. Participatory observation was conducted by observing, analyzing and participating in document management during job training. Interview method was done by asking the question to the resource person to get valid data. The conclusion of this final report is the condition of the archives of cartography and the architectural archive Dutch East Indies Era in the Unit Asset Ownership Document and Files, whose age was over 50 years and suffered a lot of damage, so that it is managed based on the Model of Management Asset Ownership Document Dutch East Indies Era (1864-1942). The infrastructure used already follow the standards set out in the Company Archival Guidelines. The management constraints are not yet suitable cross reference between, and damage conditions make it difficult to identify, use foreign languages in documents, demanding special skills in translating the contents of the information so that documents can be processed.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Kartografi, Kearsitekturan, Era Hindia Belanda