TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN DI RSUD RAA SOEWONDO PATI

BAGUS RADIAN KOSALA, Susilawati, SKM.,MPH.

2018 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar Belakang: Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu. Untuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Berkas rekam medis rawat inap disimpan di ruang penyimpanan lain, seperti di bangsal atau unit rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan. Sering hilangnya berkas atau tidak diketemukan saat pelayanan menjadi penyebab terganggunya pelayanan yang diberikan. Faktor lain yang menyebabkan berkas sering tidak ketemu di rak penyimpanan adalah sering terlambatnya berkas menuju dan kembali dari poliklinik rawat jalan menjadi salah satu faktor berkas tidak ditemukan di rak penyimpanan. Tujuan: Mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati. Metode: Metode penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian menggunakan studi kasus. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil: Alur berkas rekam medis rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati sudah sesuai dengan aturan yang berlaku. Faktor yang menyebabkan berkas tidak diketemukan di rak penyimpanan adalah faktor petugas yang bekerja tidak sesuai SOP dan belum pernah melakukan pelatihan, rak penyimpanan yang sudah penuh dan tidak tertata dengan rapi, penggunaan tracer yang tidak sesuai aturan, serta komunikasi yang kurang antara perawat dengan petugas rekam medis. Kesimpulan: Alur berkas rekam medis sudah sesuai dengan aturan yang berlaku. Faktor yang menyebabkan berkas tidak diketemukan di rak penyimpanan adalah man, material, machine, dan method.

Background: The medical record file contains confidential individual data, so every sheet of the medical record file form must be protected by being inserted into a folder or folder so that the folder contains data and service information obtained by individual patients. For the treatment of storage of medical record files is different from the storage folder or folder office. The inpatient medical record file is stored in another storage room, such as in a ward or medical record unit separate from an outpatient medical record. Often the loss of files or not found when the service becomes the cause of disruption of the services provided. Another factor that causes files often to be missed on storage shelves is the frequent delay of files leading to and returning from an outpatient polyclinic to one of the file factors not found on storage shelves. Objective: To know the implementation of outpatient medical record storage system at RSUD RAA Soewondo Pati. Method: The research method used is descriptive research with qualitative approach. The study design uses case studies. Data collection techniques used observation, interviews, and documentation studies. Result: The outpatient medical record file flow in RSUD RAA Soewondo Pati is in accordance with the prevailing rules. Factors that cause files not to be found on storage shelves are the factors of officers who work out of SOP and have not done the training, the storage shelves are full and neatly arranged, the use of non-compliant tracers, and the lack of communication between nurses and recorders medical. Conclusion: The flow of the medical record file is in accordance with the applicable rules. Factors that cause files not to be found on the storage rack are man, material, machine, and method.

Kata Kunci : Sistem penyimpanan, alur berkas rekam medis, faktor berkas tidak ditemukan